Kỹ năng quản lý thời gian

Mỗi người chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày. Thế nhưng có người làm được rất nhiều công việc một cách thoải mái, có người lại luôn bộn bề mà không giải quyết được điều gì. Có sự khác biệt đó là do cách quản lý thời gian của mỗi người. Vậy người thành công có kỹ năng quản lý về thời gian như nào để đạt được hiệu quả?

=> Tham khảo dịch vụ thành lập công ty giá rẻ để khởi nghiệp kinh doanh

I. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian chính là quá trình sắp xếp, lên kế hoạch, thực hành kiểm soát có ý thức về đơn vị thời gian sử dụng trong một hoạt động hoặc một chuỗi các việc làm cụ thể. Mục đích của việc quản lý này nhằm nâng cao tính hiệu quả, hiệu suất làm việc, tránh phí phạm thì giờ.

Các kế hoạch quản lý thời gian có thể được thiết kế theo buổi: sáng, trưa, chiều, tối hoặc theo ngày, theo tuần, theo tháng,… Điều này tùy thuộc vào mục đích, mục tiêu theo đuổi của người thiết kế.

II. Tại sao cần quản lý thời gian?

Tại sao cần quản lý thời gian?

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp ích rất lớn cho công việc, mang lại nhiều điều tốt đẹp trong cuộc sống. Điển hình có thể kể tới như:

●       Tăng năng suất làm việc: người có khả năng quản lý thời gian tốt sẽ hoàn thành công việc đúng hạn với chất lượng cao.
●       Giảm bớt áp lực căng thẳng, hoàn thành công việc một cách tốt nhất, bản thân không còn chạy đua tất bật với thời gian.
●       Có thêm nhiều thời gian để làm những việc bản thân yêu thích như đọc báo, xem phim, chăm lo sức khỏe,…
●       Có thời gian chăm lo, bên cạnh những người thân thương yêu của mình, tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình.
●       Hạn chế, loại bỏ được các thói quen xấu như trì hoãn công việc, biết cách nói không với những công việc không cần thiết.
●       Nhanh chóng đạt được thành công như mong muốn. Bởi một khi bạn đã có kế hoạch sử dụng thời gian khoa học, bạn sẽ đi tới thành công ít tốn thời gian và công sức hơn.

III. Tổng hợp 8 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian nghe qua có vẻ đơn giản nhưng để đạt được hiệu quả, bạn cần:

1. Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Điều đầu tiên bạn cần phải làm đó chính là thiết lập một mục tiêu rõ ràng cho bản thân. Bởi khi đã có mục tiêu, bạn sẽ biết mình đang làm gì, cần phải làm gì để đi tới được cái đích đó, tránh đi sai đường cũng như nâng cao hơn tính kỷ luật cho bản thân.

Khi thiết lập mục tiêu, bạn cần nêu rõ các mục tiêu là gì, càng rõ ràng càng tốt. Tuyệt đối không ghi chung chung sẽ khó đánh giá sau này. Đồng thời, bạn cần lên lịch trình cụ thể phải làm điều đó trong thời gian bao lâu.

2. Lên danh sách các công việc cần làm

Bước tiếp theo, bạn hãy liệt kê tất cả các công việc bản thân cần phải làm trong ngày, trong tuần, trong tháng. Đi cùng với đó là thời hạn cần hoàn thành công việc.

Việc làm đơn giản này sẽ giúp bạn biết mình phải làm gì vào giờ nào. Như vậy, bản thân sẽ không phải tốn nhiều thời gian nghĩ xem mình cần phải làm việc gì tiếp theo trong ngày. Đồng thời nó cũng tránh được tình huống quên, bỏ sót công việc nào đó.

3. Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi đã liệt kê danh sách những công việc cần làm, bạn hãy bỏ ra một ít phút để kiểm tra xem mức độ quan trọng của từng công việc này. Rồi bạn tiến hành sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Việc nào quan trọng nên làm trước, việc nào ít quan trọng hơn xếp sau.

Bạn có thể lập danh sách các việc cần làm trong ngày và phân chia, sắp xếp chúng theo 4 loại sau:

●       Công việc quan trọng và cấp bách cần làm trước tiên.
●       Công việc quan trọng nhưng không cấp bách thực hiện kế tiếp.
●       Công việc không quan trọng nhưng cấp bách đưa vào một mục riêng.
●       Công việc không quan trọng, không cấp bách được tiến hành sau cùng.

4. Tính kỷ luật và rèn luyện thói quen tích cực

Rất nhiều người mỗi ngày đều tìm ra hàng loạt lý do để trì hoãn kế hoạch đã đề ra. Chính sự trì hoãn, làm việc không có tính kỷ luật đó là yếu tố gây ảnh hưởng lớn tới chất lượng công việc. Bởi công việc một hôm bị chậm rễ sẽ làm một loạt công việc phía sau bị ảnh hưởng.
Do đó, bạn cần ngăn chặn ngay sự trì hoãn của bản thân, rèn luyện thói quen tích cực để không lãng phí thời gian, giúp cho công việc luôn được đảm bảo chất lượng. Tốt nhất, bạn nên đặt ra cho mình những quy tắc riêng và phải thực hiện được các quy tắc đó. Có thể thời gian đầu, bạn sẽ cảm thấy rất khó khăn, mệt mỏi và nản chí. Nhưng dần dần về sau, bạn sẽ quen, không còn tình cảnh ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian mà mọi việc vẫn không được như ý.

5. Rèn luyện sự tập trung

Rèn luyện sự tập trung

Khả năng tập trung là yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. Khi thực hiện bất cứ điều gì, bạn hãy tập trung 100% cả sức lực lẫn trí tuệ vào công việc đó. Điều này không chỉ giúp công việc đạt hiệu quả cáo mà còn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Để rèn luyện được kỹ năng này, bạn phải biết cách xây dựng mục tiêu theo động lực. Cùng với đó là sự điều chỉnh về suy nghĩ và cảm xúc phù hợp. Bạn có thể áp dụng phương pháp Pomodoro của Francesco Cirillo, một phương pháp nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc.

6. Thiết lập thời gian cụ thể cho từng công việc

Để tiết kiệm thời gian, tăng khả năng tập trung hơn, bạn nên thiết lập thời gian cụ thể cho từng công việc. Thời gian bắt đầu công việc là khi nào, thời gian kết thúc là mấy giờ, thời gian cho từng bước thực hiện là bao nhiêu? Khi đó, bạn sẽ có được cho mình một bảng kế hoạch chi tiết, cụ thể về những công việc cần làm trong ngày, trong tuần. Không sợ ảnh hưởng tới kết quả công việc hay lãng phí khoảng thời gian quý báu của bản thân.

7. Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Không gian làm việc có tác động không nhỏ tới hiệu quả làm việc. Một chỗ làm thông thoáng, sạch sẽ, gọn gàng sẽ luôn khơi gợi sự hứng thú, tập trung hơn trong công việc. Ngược lại, bàn làm việc lộn xộn, lung tung giấy tờ, không gian bí bách sẽ khiến con người ta cảm thấy chán nản, không có tâm trí làm việc.

Vì vậy, bạn hãy bỏ chút thời gian ra sắp xếp không gian làm việc gọn gàng, khoa học. Những loại giấy tờ, tài liệu, dụng cụ thường xuyên dùng tới, bạn nên đặt ở một vị trí thuận lợi để tiện lấy dùng. Việc sắp xếp này không chỉ tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ, tài liệu khi cần mà còn khơi gợi hứng thú, tập trung vào công việc một cách tốt hơn.

8. Tổng hợp và đánh giá công việc

Muốn quản lý thời gian hiệu quả, bạn không được bỏ qua khâu tổng kết và đánh giá công việc. Vào cuối ngày, bạn nên kiểm tra xem bản thân hôm nay đã làm được những việc gì, việc gì chưa làm được. Đồng thời, bạn cũng cần đánh giá mức độ tập trung, năng suất làm việc của mình ra sao, có thực sự hiệu quả hay không.

Nếu phát hiện ra chỗ nào không hợp lý, chưa khoa học thì bạn cần tìm ra lý do tại sao. Từ đó đưa ra được giải pháp khắc phục hiệu quả, tránh mắc phải trong lần tới. Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên động viên bản thân và cảm thấy vui vẻ khi mình đã hoàn thành được công việc như đã lập ra ban đầu.

Trên đây là tổng hợp kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Hy vọng qua những chia sẻ đó, bạn có thể quản lý được quỹ thời gian của mình một cách hiệu quả, tránh lãng phí thì giờ vì những lý do không chính đáng.

=> Tham khảo ký năng quản lý tài chính

=> Tham khảo kỹ năng quản lý nhân sự

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm cho bài viết này