Thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định

Thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định là điều kiện tất yếu để doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động. Tuy nhiên, trước khi chính thức hoạt động thì doanh nghiệp cần làm hồ sơ, thủ tục lên cơ quan thẩm quyền để đăng ký. Vậy doanh nghiệp cần làm khi mở văn phòng đại diện? Đoàn Luật HPG sẽ tham vấn ngay sau đây.

I. Điều kiện, chức năng, hồ sơ khi thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định

Điều kiện, chức năng, hồ sơ khi doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định

Văn phòng đại diện trực thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, đảm nhiệm việc đại diện theo ủy quyền phục vụ lợi ích chung của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện còn phải bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và không có chức năng kinh doanh.

Để đăng ký mở văn phòng đại diện doanh nghiệp cần có đủ điều kiện, hiểu rõ chức năng và hồ sơ, chi tiết như sau:

1. Điều kiện khi mở văn phòng đại diện

Sau khi doanh nghiệp thành lập thì văn phòng đại diện mới được thành lập. Vì thế, doanh nghiệp nên lưu ý không được thực hiện cùng lúc quá trình thành lập công ty cùng thủ tục mở văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện luôn phải có tên công ty đi kèm với cụm từ Văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện chỉ có chức năng duy nhất là giao dịch. Vì thế, trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký kết hợp đồng và không được giao dịch kinh doanh tại đây.
Địa chỉ văn phòng đại diện doanh nghiệp không được đặt ở nơi để ở như nhà chung cư, nhà tập thể….
Văn phòng đại diện thay đổi địa chỉ khác quận, huyện… phải xác nhận nghĩa vụ với chi cục thuế cũ dù không phát sinh thủ tục với cơ quan này.

2. Chức năng chính của văn phòng đại diện

Như đã đề cập bên trên, văn phòng đại diện không thực hiện các hoạt động kinh doanh. Nhìn chung, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và không phát sinh doanh thu trong suốt quá trình hoạt động.

Khi thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định, địa chỉ này chỉ là văn phòng liên lạc, có nhiệm vụ nghiên cứu công việc. Văn phòng đại diện còn cung cấp thông tin, góp phần hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với đối tác tiềm năng và thị trường.

Chức năng chính của văn phòng đại diện là tiến hành nghiên cứu, liên lạc và tiếp cận khách hàng, đối tác

Văn phòng đại diện chỉ đảm nhận các công việc xúc tiến, đại diện giao dịch thay cho doanh nghiệp chính.

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Để quá trình mở văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau đầy đủ nhất:

Thông báo thành lập văn phòng đại diện
Biên bản họp của cổ đông, thành viên quản trị công ty về việc mở văn phòng đại diện
Quyết định thành lập văn phòng đại diện
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. Dưới điều kiện người đứng đầu không đồng thời đảm nhiệm các vị trí người đại diện theo pháp luật/cổ đông/thành viên/chủ công ty..
01 bản sao CMND/CCCD/ Hộ chiếu hợp lệ của người đứng đầu
Giấy giới thiệu/giấy mà doanh nghiệp uỷ quyền cho người nộp hồ sơ
01 bản sao CMND/CCCD/ Hộ chiếu còn giá trị của người nộp hồ sơ

II. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định sẽ có các bước thực hiện chi tiết như sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ mở văn phòng đại diện

Bộ hồ sơ tiêu chuẩn khi lập văn phòng đại diện gồm:

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định

01 bản sao CMND còn hiệu lực của trưởng văn phòng đại diện
Thông tin của văn phòng đại diện: Tên, trụ sở, số điện thoại
01 bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

2. Tiến hành ký kết hồ sơ mở văn phòng đại diện

Sau khi doanh nghiệp chuẩn bị xong hồ sơ được liệt kê bên trên cùng hồ sơ lập văn phòng đại diện. Doanh nghiệp tiến hành ký hồ sơ và đóng dấu để nộp lên cơ quan chức năng.

3. Nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Nam Định

Doanh nghiệp nộp hồ sơ lên Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh Nam Định - Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Nam Định. Doanh nghiệp muốn được công bố thông tin văn phòng đại diện tại website Cổng thông tin doanh nghiệp Quốc gia hãy nộp lệ phí công bố tại đây.

4. Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận

Trong thời hạn 03 ngày làm việc tính từ ngày nhận hồ sơ. Nếu hợp lệ Phòng Đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

5. Khắc dấu văn phòng đại diện

Khắc con dấu là việc mà văn phòng đại diện cần làm để ký kết hồ sơ, giấy tờ thuận tiện hơn.

III. Ưu nhược điểm khi mở văn phòng đại diện tại tỉnh Nam Định

Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp nhận về nhiều lợi ích hơn nhược điểm. Đó là gì, cùng tham khảo dưới đây:

1. Ưu điểm của văn phòng đại diện

Ưu điểm của văn phòng đại diện quan trọng nhất có thể kể đến là không phát sinh các thủ tục có phần rắc rối gồm báo cáo thuế. Đặc biệt, doanh nghiệp không cần nộp thuế môn bài đồng thời có thể đặt văn phòng đại diện ở trong và ngoài tỉnh.

Doanh nghiệp cũng có thể đặt văn phòng đại diện tại nước ngoài và phải tuân theo luật của nước đó. Hơn hết, Nam Định đang cát triển kinh tế nên việc đặt văn phòng đại diện tại đây cũng sẽ giúp doanh nghiệp tăng trưởng tốt hơn.

Nam Định đang đẩy mạnh phát triển kinh tế khi thành lập văn phòng đại diện sẽ đảm bảo sự tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp

2. Nhược điểm của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, khi thay đổi địa chỉ sang quận khác cũng cần khai báo thuế nên khá rườm rà.

IV. Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định

Doanh nghiệp thi thành lập văn phòng đại diện hãy xem lưu ý dưới đây:

1. Thời hạn thực hiện thủ tục

Từ ngày ra quyết định thành lập văn phòng đại diện, công ty gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc.

2. Quy định về thuế môn bài đối với văn phòng đại diện

Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2017 quy định sau. Nếu văn phòng đại diện tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh phải kê khai thuế và nộp thuế môn bài với mức phí 1.000.000 đồng/năm.

Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS do Tổng cục thuế ban hành. Nếu văn phòng đại diện không được sản xuất, kinh doanh thì không cần phải nộp thuế môn bài. Do đó, văn phòng đại diện không phải nộp lệ phí môn bài.

3. Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng

Theo quy định tại Điều 24 Thông tư số 111/2013/TT-BTC văn phòng đại diện phải nộp thuế từ nguồn thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên.

4. Đóng bảo hiểm xã hội

Văn phòng đại diện có thể đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự làm tại văn phòng hoặc chuyển cho công ty mẹ thực hiện.

Thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định cần phải theo trình tự nhất định gồm chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ và thủ tục cần thiết nhất. Văn phòng đại diện không có chức năng sản xuất, kinh doanh nhưng nếu có thì phải nộp thuế môn bài hằng năm. Văn phòng đại diện sẽ cho doanh nghiệp có sự tăng trưởng nhất định nhờ vào việc thực hiện ký kết hợp đồng với đối tác và khách hàng.

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm cho bài viết này