Kỹ năng quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng đặc biệt là số lượng lớn luôn khiến người kinh doanh đau đầu. Bởi chỉ cần một chút nhầm lẫn, thiếu sót sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng cũng như hiệu quả kinh doanh. Vậy làm thế nào để quản lý đơn hàng hiệu quả? Để làm được điều này, các đơn vị phải xây dựng quy trình và đào tạo kỹ năng quản lý đơn hàng cho các nhân viên. Quy trình quản lý ra sao? Kỹ năng quản lý đơn hàng như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu dưới đây.

=> Tham khảo dịch vụ thành lập công ty giá rẻ để khởi nghiệp kinh doanh, bán hàng

I. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là khâu vô cùng quan trọng trong quá trình kinh doanh. Khâu này bao gồm các hạng mục công việc nhận đơn hàng, đóng gói, ghi thông tin, gửi đơn hàng cho bên vận chuyển, theo dõi quá trình giao nhận và hoàn trả hàng (nếu có).

Quản lý đơn hàng phải đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và hiệu quả. Bởi mọi sự chậm trễ và sai sót sẽ ảnh hưởng đến tất cả các quy trình phía sau. Và hậu quả là việc kinh doanh sẽ bị trì trệ, khách hàng có trải nghiệm không tốt về đơn vị.

II. Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn xác và hiệu quả

Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn

Để quản lý đơn hàng hiệu quả, các đơn vị phải xây dựng được quy trình làm việc khoa học. Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn tuân thủ theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng và nhập dữ liệu lên hệ thống

Khâu đầu tiên trong quá trình quản lý đơn hàng là tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và nhập dữ liệu lên hệ thống. Thông tin đơn hàng phải đảm bảo tính chuẩn xác về mã sản phẩm, số lượng, địa chỉ và số điện thoại của khách hàng. Để đảm bảo thuận tiện trong việc tra cứu, rà soát, bạn nên nhập thông tin đơn hàng theo hệ thống phần mềm chuyên dụng hoặc bảng tính excel thay vì viết tay theo cách truyền thống.

Bước 2: Đóng gói hàng theo số đơn đã tiếp nhận

Sau khi có đơn hàng, bộ phận đóng gói sẽ tiến hành gói hàng theo đúng yêu cầu của từng đơn. Quá trình đóng gói phải đảm bảo đúng mã hàng và số lượng khách yêu cầu.

Ngoài ra, quy cách đóng gói hàng hóa cũng phải đảm bảo theo đúng quy định của đơn vị. Hàng hóa phải được bọc cẩn thận để không bị ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển. Việc sắp xếp hàng hóa đã đóng gói cũng phải đảm bảo khoa học để dễ dàng kiểm tra tránh tình trạng bị sót đơn.

Bước 3: Chuyển hàng hóa đã đóng gói cho đơn vị vận chuyển

Chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi hoàn thiện khâu đóng gói, hàng hóa cần được chuyển cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng sớm nhất. Trong quá trình kinh doanh không nên để khách hàng chờ đợi lâu. Do đó, việc đóng gói và chuyển đơn hàng phải nhanh chóng và đúng hẹn với khách hàng.

Hiện nay có rất nhiều các phương thức giao hàng khác nhau. Tùy vào chính sách hợp tác, đơn vị có thể lựa chọn phương thức và đối tác vận chuyển hàng hóa phù hợp. Tuy nhiên, đơn vị lưu ý phải chọn các đối tác vận chuyển uy tín để đảm bảo an toàn hàng hóa và thủ tục thanh toán.

Bước 4: Theo dõi đơn hàng

Trong quá trình quản lý, việc theo dõi đơn hàng cũng là một trong những hạng mục quan trọng. Hạng mục này giúp đảm bảo kiểm soát tốt thời gian giao nhận để có những đốc thúc phù hợp với bên vận chuyển.

Nếu đơn hàng giao thành công, người quản lý sẽ lên báo cáo doanh thu. Trong trường hợp, đơn hàng gặp vấn đề chẳng hạn khách không nhận, hàng bị hỏng, hàng không đúng loại khách hàng yêu cầu… đơn vị sẽ phải theo dõi để xử lý đơn hàng và nhận hoàn.

Bước 5: Báo cáo quản lý đơn hàng và khảo sát ý kiến của khách hàng

Sau khi hàng được giao thành công, người quản lý sẽ phải làm báo cáo quản lý chi tiết các đơn hàng và khảo sát ý kiến khách hàng. Báo cáo nhằm mục đích tổng kết đơn hàng thành công, đơn hàng hoàn trả để lên báo cáo doanh thu của đơn vị. Khảo sát ý kiến khách hàng nhằm mục đích giúp đơn vị đưa ra những phương án cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ để mang đến sự hài lòng tuyệt đối.
Các đơn vị kinh doanh cần tuân thủ đúng quy trình quản lý đơn hàng đã thiết lập để dễ dàng trong công tác quản lý và giám sát. Việc thực hiện đúng quy trình cũng giúp giảm thiểu tình trạng sót đơn, thiếu sót thông tin và đẩy nhanh quá trình vận chuyển hàng hóa, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

III. Các kỹ năng quản lý đơn hàng hiệu quả

Ngoài việc tuân thủ đúng quy trình làm việc, để kinh doanh hiệu quả, các nhân viên thực hiện phải được đào tạo kỹ năng quản lý đơn hàng. Cụ thể, các kỹ năng quản lý đơn hàng cần có như sau:

1. Sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp

Ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Đối với những đơn vị kinh doanh quy mô lớn, số lượng đơn hàng nhiều để quản lý đơn hàng hiệu quả thì phải sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp. Bởi phương pháp quản lý truyền thống sẽ gặp nhiều bất tiện bởi các làm thủ công dễ phát sinh nhiều sai sót và công việc bị chồng chéo. Việc tự động hóa quản lý bằng phần mềm sẽ giúp các đơn vị giảm thiểu được nhân công, thời gian và công sức và gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Các nhân viên thực hiện phải được đào tạo kỹ năng quản lý đơn hàng bằng phần mềm. Khi làm được điều này, đơn vị kinh doanh sẽ nhàn hơn rất nhiều trong khâu theo dõi, quản lý và báo cáo đơn hàng. Bởi các phần mềm sẽ giúp công việc được chuyên môn hóa, giảm thiểu các khâu trung gian và dễ dàng cho công tác làm báo cáo nhờ trích xuất dữ liệu từ hệ thống.

2. Nhập thông tin dữ liệu đầu vào chính xác

Nhập dữ liệu đơn hàng đầu vào chính xác

Một trong những kỹ năng quản lý đơn hàng hiệu quả các đơn vị kinh doanh cần phải ghi nhớ và đào tạo cho nhân viên là nhập thông tin dữ liệu đầu vào chính xác. Bởi dữ liệu đơn hàng đầu vào sẽ ảnh hưởng đến mọi các quy trình phía sau bao gồm đóng gói, vận chuyển và theo dõi hàng tồn kho.

Nếu dữ liệu đơn hàng đầu vào sai sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng gây thiệt hại cho đơn vị kinh doanh. Hàng hóa bị gửi sai về số lượng hay mẫu mã. Hàng hóa bị gửi sai địa chỉ. Đây là những vấn đề có thể xảy ra do sai dữ liệu đơn hàng đầu vào. Những vấn đề này sẽ khiến đơn vị kinh doanh bị mất khách hàng ảnh hưởng đến doanh thu.

Việc nhập dữ liệu đơn hàng không khó nhưng cần người cẩn thận và tỉ mỉ. Do đó, đơn vị kinh doanh cần lưu ý trong khâu tuyển chọn và đào tạo nhân sự tiếp nhận đơn hàng để đảm bảo hiệu quả công việc.

3. Theo dõi sát sao tình trạng hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Khi quản lý đơn hàng, người phụ trách phải theo dõi sát sao tình trạng hàng tồn kho. Bởi việc làm này sẽ ảnh hưởng đến quá trình chốt đơn cho khách hàng và bổ sung hàng hóa. Nếu không nắm rõ số lượng hàng hiện có sẽ dẫn đến tình trạng không đủ hàng cung cấp cho khách hàng và bộ phận sản xuất rơi vào thế bị động.

Vậy nên kỹ năng quản lý đơn hàng hiệu quả bao gồm cả hạng mục theo dõi hàng tồn kho. Khi làm tốt hạng mục này sẽ giúp người phụ trách chủ động chốt đơn chính xác cũng như thông báo cho bộ phận sản xuất bổ sung hàng hóa kịp thời.

Trên đây là chia sẻ về quy trình và kỹ năng quản lý đơn hàng hiệu quả giúp cho việc kinh doanh thuận lợi. Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp các đơn vị giải quyết được bài toán đau đầu về việc quản lý đơn hàng.

=> Tham khảo dịch vụ thành lập công ty cổ phần

=> Tham khảo thủ tục thành lập công ty

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm cho bài viết này