Thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, chỉ được thực hiện một số hoạt động ủy nhất định theo sự ủy quyền của doanh nghiệp. Việc công ty muốn mở rộng các địa điểm tại Hà Nội để giới sản phẩm đến với người tiêu dùng nhưng không thực hiện kinh doanh trực tiếp thì lựa chọn thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội là phù hợp nhất. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn toàn bộ các vấn đề pháp lý liên quan đến thành lập và hoạt động. Hãy đọc hết bài viết để nắm tường tận.

=> Tham khảo thủ tục thành lập chi nhánh tại Hà Nội

I. Căn cứ pháp lý thành lập văn phòng đại diện tại Hà nội

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty cần phải tuân theo trình tự, thủ tục nhất định theo quy định của pháp luật. Hiện nay, thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội phải căn cứ vào các văn bản pháp lý như sau:

Căn cứ Luật doanh nghiệp ban hành năm 2020;
Căn cứ Nghị định 47/2021/NĐ-CP hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;
Căn cứ Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

=> Tham khảo thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh tại Hà Nội

II. Quy định chung về văn phòng đại diện tại Hà Nội

Theo quy định của Luật doanh nghiệp đã nêu rõ: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho các lợi ích của doanh nghiệp và đồng thời phải bảo vệ các lợi ích đó.

Theo đó, phạm vi hoạt động mà văn phòng đại diện có thể thực hiện bao gồm:

Văn phòng liên lạc;
Thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới;
Văn phòng có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vị xâm phạm sở hữu trí tuệ của của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ.

Một điều lưu ý là Văn phòng đại diện không được phép kinh doanh.

=> Tham khảo thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể tại Hà Nội

III. Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội

Bước đầu khi lựa chọn thành lập văn phòng đại diện cho công ty quý khách cần lưu ý các vấn đề sau:

1. Về địa chỉ của văn phòng đại diện

Địa chỉ của văn phòng đại diện phải có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Trường hợp địa chỉ dự định đặt trụ sở văn phòng đại diện chưa có số nhà, doanh nghiệp liên hệ Ủy ban nhân dân Quận/Huyện để được cấp số nhà trước khi đăng ký doanh nghiệp.

Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện có thể được đặt ngoài phạm vi tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Lưu ý: không được đăng ký trụ sở văn phòng đại diện tại Chung cư hoặc Nhà tập thể quy định tại Luật Nhà ở và các văn bản pháp luật hướng dẫn thi hành.

2. Đặt tên cho văn phòng đại diện

Khi thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội cần lưu ý các vấn đề về việc đặt tên cho văn phòng:

Thứ nhất, tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Thứ hai, tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”.

Thứ ba, tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên của văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ có kích thước nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp chủ quản trên các giấy tờ giao dịch, tài liệu hồ sơ và ấn phẩm do chính văn phòng đại diện phát hành.

Ngoài ra, văn phòng đại diện có thể đăng ký thêm tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.

Ví dụ về cách đặt tên văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện tại Hà Nội – Công ty Cổ phần ABC; Công ty Cổ phần ABC – Văn phòng đại diện tại Hà Nội…

3. Lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện

Như đã nói ở trên, văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doan nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Cho nên lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện sẽ do công ty quy định trong phạm vi ủy quyền, bao gồm các hoạt động:

Văn phòng liên lạc;
Thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới;
Văn phòng có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vị xâm phạm sở hữu trí tuệ của của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ.

4. Người đứng đầu văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Khi lựa chọn người đứng đầu văn phòng đại diện cần lưu ý người đó phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc trường hợp không được quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 điều 18 Luật Doanh nghiệp.

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài đáp ứng các điều kiện trên.

=> Tham khảo thủ tục t hành lập công ty tại Hà Nội

IV. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Hà Nội tùy vào từng loại hình doanh nghiệp sẽ bao gồm các giấy tờ sau:

1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH một thành viên

Thông báo Về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT;
Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty;
Bản sao chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân (chứng minh nhân dân/ Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện.

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH hai thành viên trở lên

Thông báo Về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT;
Quyết định của Hội đồng thành viên công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty;
Bản sao chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân (chứng minh nhân dân/ Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện.

3. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện Công ty Cổ phần

Thông báo Về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT;
Quyết định của Hội đồng quản trị công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty;
Bản sao chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân (chứng minh nhân dân/ Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Trên đây là toàn bộ các giấy tờ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hà Nội.

=> Tham khảo đơn vị cho thuê văn phòng tại Hà Nội uy tín, giá rẻ

V. Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã trích dẫn ở trên, Người thành lập văn phòng đại diện hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện được nộp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại trang web dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 1: kê khai thông tin thành lập văn phòng đại diện

Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử của các giấy tờ chứng thực cá nhân tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh đã được cấp để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và xác thực hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện qua mạng điện tử theo đúng quy trình hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Bước 2: Nộp hồ sơ hợp lệ

Trong vòng 03 ngày làm việc theo như giấy biên nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo hợp lệ của email của người nộp hồ sơ. Sau khi có thông báo hợp lệ, người nộp hồ sơ in ra kèm theo giấy biên nhận và mang hồ sơ đã tải lên tài khoản đăng ký kinh doanh lên nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi đã nộp vào hồ sơ bản giấy, phòng Đăng ký kinh doanh sẽ đối chiếu hồ sơ với văn bản đã nộp qua mạng điện tử. Nếu hồ sơ thống nhất, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Khi đó người nộp hồ sơ sẽ mang giấy biên nhận lên để nhận kết quả.

=> Tham khảo tốp công tu in biển quảng cáo tại Hà Nội

VI. Lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội

1. Các nghĩa vụ về thuế của văn phòng đại diện

Về thuế môn bài

Văn phòng đại diện phải đóng thuế môn bài. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày có DKKD của văn phòng đại diện phải kê khai và nộp thuế môn bài.

Tuy nhiên, đối với trường hợp văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.

Về việc sử dụng và phát hành hóa đơn

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn;

Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (Quý) đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

Về thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên Văn phòng đại diện.

2. Treo biển tại Văn phòng Đại diện

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, các bạn phải treo biển văn phòng đại diện tại trụ sở của văn phòng đại diện.

Biển hiệu bắt buộc có các thông tin sau: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.

3. Thay đổi Văn phòng đại diện

Trong quá trình hoạt động n ếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung đã đăng ký hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng Đại diện thì doanh nghiệp có nghĩa vụ làm thủ tụcthông báo thay đổi.

Trên đây là nội dung tư vấn của HGP LAW liên quan đến việc đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện. Nếu còn vấn đề gì vướng mắc hay liên hệ ngay cho chúng tôi.

=> Tham khảo tốp văn phòng ảo uy tín

VII. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội

HGP cam kết đối với dịch vụ thành lập Văn phòng Đại diện công ty tại Hà Nội:

Tư vấn toàn bộ các vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục thành lập Văn phòng Đại diện công ty;
Thực hiện tất cả các công việc liên quan đến việc thành lập Văn phòng Đại diện;
Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và theo dõi tình trạng của hồ sơ;
Nhận kết quả thành lập Văn phòng Đại diện và đại diện thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và đầu tư;
Bàn giao kết quả thành lập Văn phòng Đại diện công ty cho khách hàng;
Tư vấn các vấn đề liên quan sau khi thành lập Văn phòng Đại diện công ty: thông báo mẫu dấu; tư vấn về thuế sau thành lập…
Cung cấp mọi VBPL và biểu mẫu có liên quan nếu khách hàng có yêu cầu.

Khách hàng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau: Gọi trực tiếp tới hotline; chat qua facebook, zalo, website; gửi email. Tại website: luathgp.com chúng tôi có số hotline của Luật sư chuyên phụ trách mảng doanh nghiệp, khách hàng có thể liên hệ để được trực tiếp tư vấn. Hoặc có thể để lại lời nhắn hoặc yêu cầu tư vấn trên website, chúng tôi cam kết bảo mật toàn bộ thông tin khách hàng đã cung cấp và chỉ sử dụng để soạn hồ sơ khi có sự chấp thuận của khách hàng.

=> Tham khảo thủ tục giải thể chi nhánh tại Hà Nội

=> Tham khảo thủ tục xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm tại Hà Nội

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm: 5/5 Dựa trên 1 Đánh giá