Thủ tục thay đổi tên công ty

Tên công ty là một trong những yếu tố để nhận diện và có ý nghĩa quan trọng trong quá trình hoạt động của mỗi công ty. Theo quan điểm của văn hóa phương Đông, tên công ty còn phải hợp mới phong thủy thì công ty mới phát triển ổn định và bền vững. Do vậy, trong quá trình hoạt động nhiều công ty phải thực hiện thủ tục thay đổi tên. Vậy thủ tục này thực hiện như thế nào? Với mong muốn tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ tối đa doanh nghiệp thực hiện "Thủ tục thay đổi tên công ty", HGP Law gửi tới khách hàng những nội dung cần thiết thông qua bài viết sau:

=> Tham khảo quy định về đặt tên công ty

I. Các trường hợp phải thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty

"Thay đổi tên Tiếng Việt của công ty": Tên Tiếng Việt của công ty bao gồm hai thành tố theo thứ tự: loại hình công ty + tên riêng của công ty. Như vậy với tên Tiếng Việt của công ty khi công ty có sự thay đổi loại hình tức chuyển từ TNHH thành cổ phần và ngược lại hoặc thay đổi tên riêng đều phải thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.

"Thay đổi tên tiếng nước ngoài của công ty hoặc tên viết tắt của công ty": Trường hợp thay đổi này do tên Tiếng Việt thay đổi nên phải thay đổi hoặc trước đây công ty chưa có tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt nên giờ thực hiện thủ tục thay đổi.

=> Tham khảo quy định về vốn điều lệ công ty

II. Thủ tục thay đổi tên công ty

1. Hồ sơ thay đổi tên công ty

Trước khi soạn thảo hồ sơ thay đổi tên công ty, phải tra tên công ty dự kiến thay đổi có bị trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn với tên các công ty khác hay không. Sau đó soạn thảo hồ sơ với những giấy tờ sau:

Thông báo thay đổi tên công ty (Theo mẫu Phụ lục II-1, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
Quyết định về việc thay đổi tên công ty;
Biên bản họp về việc thay đổi tên công ty (đối với công ty TNHH 2TV hoặc công ty cổ phần);
Văn bản ủy quyền đi nộp hồ sơ (trường hợp đại diện pháp luật công ty không đi thực hiện thủ tục);
Một số giấy tờ khác tùy từng trường hợp cụ thể.

=> Tham khảo quy định về trụ sở công ty

2. Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty

Bước 1: Tra cứu tên công ty và soạn thảo hồ sơ theo quy định của pháp luật về thay đổi tên công ty

Đây là bước quan trọng nhất vì nếu không tra cứu tên công ty trước khi thực hiện thay đổi thì hồ sơ sẽ bị sửa đổi nếu tên mới bị trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn. Hồ sơ phải soạn thảo với đầy đủ giấy tờ theo quy định. Hồ sơ hợp lệ về cả nội dung và hình thức mới được chấp thuận.

Lưu ý: Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định tại các Điều 38, 39, 40 và 42 Luật Doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi tên công ty

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc nộp qua mang. Riêng tại Hà Nội, hồ sơ bắt buộc phải nộp qua mạng bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Nếu nộp qua mạng, công ty scan hồ sơ và nộp trên hệ thống Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ thay đổi tên công ty

Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi tên công ty là 03 ngày làm việc, kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Người đi nộp hồ sơ sẽ mang theo giấy biên nhận (được nhận khi nộp hồ sơ) để đến bộ phận trả kết quả lấy giấy chứng nhận ĐKDN mới.

Trường hợp nộp hồ sơ qua mạng phải mang hồ sơ bản giấy lên đối chiếu với hồ sơ đã nộp qua mạng sau đó sẽ được trả kết quả.

Trường hợp từ chối việc đổi tên công ty, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do để công ty được biết.

=> Tham khảo thủ tục giải thể công ty

III. Những việc phải làm sau khi thay đổi tên công ty

Việc thay đổi tên công ty không làm thay đổi quyền, nghĩa vụ của công ty. Tuy nhiên, khi thay đổi tên công ty xong có một số nội dung công việc phải thực hiện như sau:

1. Thay đổi con dấu công ty

Do nội dung con dấu của công ty bao gồm tên công ty và mã số công ty. Vì vậy, khi thay đổi tên công ty thì con dấu pháp nhân của công ty cũng phải thay đổi. Sau khi tạo con dấu mới, công ty phải thực hiện thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở trước khi sử dụng.

2. Thay đổi hóa đơn VAT của công ty

Đối với các doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi tên công ty cũng cần phải thay đổi hóa đơn VAT vì trong hóa đơn bắt buộc phải có tên của công ty. Việc xử lý hóa đơn VAT khi thay đổi tên công ty có thể thực hiện theo những cách sau:

Cách 1: Tiếp tục sử dụng hóa đơn VAT đã thông báo phát hành với cơ quan thuế

Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu công ty vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên mới vào bên cạnh tiêu thức tên đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC). Trường hợp này áp dụng cả với những công ty sử dụng hóa đơn điện tử. Công ty chỉ cần gửi thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn. Vì là hóa đơn điện tử nên không cần làm dấu tên đóng trên hóa đơn.
Trường hợp công ty khi thay đổi tên thông báo phát hành số lượng hóa đơn còn tiếp tục sử dụng không có hóa đơn mẫu hoặc các chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính khi thông báo phát hành hóa đơn không đủ hóa đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên mới hoặc được phân bổ để làm hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành (không kê khai vào số lượng hóa đơn phát hành tại Thông báo phát hành hóa đơn).

Cách 2: Hủy hóa đơn cũ và Thông báo phát hành hóa đơn mới

Trường hợp này công ty sẽ làm thông báo hủy hóa đơn cũ. Đặt in hóa đơn (nếu còn được sử dụng hóa đơn giấy) và thông báo phát hành hóa đơn mới.

=> Tham khảo thủ tục đăng ký bảo hộ nhãn hiệu sản phẩm

3. Thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng của công ty

Công ty phải ra ngân hàng, xin biểu mẫu để thực hiện điều chỉnh thông tin của tài khoản ngân hàng công ty.

4. Thực hiện một số nội dung khác có liên quan

Việc thay đổi tên công ty có thể coi như thay đổi yếu tố nhận diện của công ty. Do vậy công ty phải lưu ý thực hiện điều chỉnh thông tin trên website, bảng biển công ty, chữ ký số, thông báo với đối tác và một số cơ quan quản lý khác.

Đặc biệt lưu ý, nếu công ty có tài sản đăng ký sở hữu thì phải thực hiện thay đổi theo tên mới. Đối với giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe: xem thủ tục tại Điều 14 Thông tư 15/2014/TT-BCA. Đối với Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: Xem thủ tục tại Khoản 4 Điều 7 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT, Khoản 3, Điều 12 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

=> Tham khảo thủ tục Thành lập công ty TNHH; Thành lập công ty cổ phần

IV. Dịch vụ thay đổi tên công ty

1. Khi thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty có rất nhiều vấn đề pháp lý cần lưu ý như:

Tra cứu tên công ty dự kiến sẽ thay đổi;
Hồ sơ thay đổi tên công ty;
Cơ quan giải quyết hồ sơ thay đổi tên công ty;
Thủ tục thông báo mẫu con dấu mới của công ty;
Những việc phải làm sau khi thay đổi tên công ty

Tất cả những vấn đề trên sẽ được giải quyết nhanh chóng nếu khách hàng sử dụng "Dịch vụ thay đổi tên công ty" tại HGP Law. Bằng kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của đội ngũ luật sư, nhân viên pháp lý cũng như sự tận tâm trong trách nhiệm khi làm nghề, HGP Law chính là đơn vị uy tín để khách hàng lựa chọn.

=> Tham khảo thủ tục đăng ký bảo hộ nhãn hiệu sản phẩm

2. Dịch vụ thay đổi tên công ty HGP Law sẽ hỗ trợ khách hàng những nội dung sau:

Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan tới thủ tục thay đổi tên công ty;
Tra cứu tên công ty dự kiến thay đổi có đủ điều kiện đáp ứng quy định của pháp luật về tên công ty hay không?
Soạn thảo toàn bộ giấy tờ, chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty;
Đại diện công ty đi nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý hồ sơ và làm việc với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
Đại diện công ty đi lấy kết quả và bàn giao đúng thời hạn đã cam kết;
Miễn phí khắc dấu tròn cho công ty sau khi thay đổi tên;
Đăng bố cáo điện tử trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
Tư vấn miễn phí những nội dung phải làm sau khi công ty thay đổi tên;
Tư vấn và hỗ trợ thủ tục thông báo thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng, hóa đơn, chữ ký số của công ty;
Tư vấn và hỗ trợ những nội dung có liên quan khác.

=> Tham khảo thủ tục đăng ký website với bộ công thương