Trụ sở Công ty

Tự do lựa chọn nơi đặt trụ sở công ty là một trong những khía cạnh quan trọng của quyền tự do thành lập doanh nghiệp của nhà đầu tư. Tùy thuộc tính chất dự án đầu tư, ngành nghề kinh doanh,… mà nhà đầu tư sẽ quyết định lựa chọn địa bàn đầu tư phù hợp. Song, vì các lý do ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh quốc gia và trật tự công cộng, an ninh môi trường mà một số nơi, đia bàn bị cầm hoạt động kinh doanh. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này HGP Law xin cung cấp một số thông tin liên quan để bạn có cơ sở quyết định lựa chọn phù hợp.

=> Tham khảo quy định về vốn điều lệ công ty

1. Địa chỉ trụ sở công ty phải chi tiết, rõ ràng

Nội đung thông tin trụ sở cần xác định rõ theo bốn cấp (Cấp Thôn/xóm/phố/đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố)
Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Như vậy, theo như quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, để thuận tiện trong quá trình hoạt động kinh doanh, các nhà đầu tư cần xác định rõ địa chỉ trụ sở công ty theo 4 cấp. (VD: Số 2 ngõ 115 Nguyễn Khang, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.)
Trong trường nơi đặt trụ sở công ty là địa điểm thuê thì cần phải có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hợp pháp giữa các bên.
Trong các trường hợp chưa có số nhà thì chỉ cần ghi rõ tên đường, phường, xã, quận huyện.

=> Tham khảo quy định về đặt tên công ty

2. Chung cư và nhà tập thể không được đặt trụ sở Công ty

Theo như quy định tại Điều 6 Luật nhà ở năm 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, việc sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể chỉ được dùng để ở, không được sử dụng vào mục đích kinh doanh dưới mọi hình thức, không phân biệt doanh nghiệp kinh doanh nhỏ hay vừa hay lớn.

Quy định này của pháp luật nhằm đảm bảo an toàn trong sử dụng nhà chung cư, nhà tập thể và lợi ích của người dân sống trong tòa nhà, bởi, nhà chung cư, nhà tập thể khi được xây dựng nhằm mục đích để ở sẽ được thiết kế, xây dựng chỉ phù hợp sử dụng để ở; không phù hợp với mục đích hoạt động của doanh nghiệp do có thể dẫn đến trường hợp quá tải về trọng lượng, ảnh hưởng đến tình trạng điện, nước, diện tích để xe của cư dân tại đây cũng như không đảm bảo về an toàn phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự...

Trong hợp này, một số người khi lựa chọn địa chỉ doanh nghiệp thường không kê khái chính xác thông tin địa chỉ. Ví dụ, công ty đặt trụ sở tại Phòng 401, Khu tập thể Ngọc Khánh thì khi đăng ký chỉ đề là số 36 Ngọc Khánh, phường Láng Hạ. Tuy nhiên việc “lách luật” như vậy, dễ dẫn đến một số hậu quả về sau như:

Doanh nghiệp hoạt động sẽ gặp khó khăn khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý phường/ xã kiểm tra, xác minh trụ sở.
Chi phí thuê không được khấu trừ.
Không đủ điều kiện để Cơ quan thuế chấp thuận cho doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn Giá trị gia tăng.
Theo đó, những tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đã được cấp giấy tờ đăng kí kinh doanh cho phép sử dụng căn hộ chung cư làm trụ sở để kinh doanh trước ngày 25/11/2014 phải chuyển hoạt động kinh doanh đến địa điểm khác. Và thực hiện thay đổi đăng ký kinh danh theo thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

=> Tham khảo quy định vê mã ngành nghề kinh doanh

3. Một số điều kiện khác

Đối với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh các ngành nghề đặc thù, ngoài việc địa chỉ trụ sở chính không được đặt tại chung cư, nhà tập thể có chức năng để ở, sinh hoạt thì pháp luật còn quy định một số yêu cầu khác, tùy theo từng ngành nghề cụ thể.

VD 1: Đối với ngành nghề kinh doanh dịch vụ Karaoke, Điều 30 Nghị định 103/2009/NĐ-CP quy định về điều kiện kinh doanh karaoke, theo đó trụ sở chính nơi hoạt động của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này phải đáp ứng một số điều kiện để phù hợp với đặc thù ngành nghề như:

Phòng karaoke phải có diện tích sử dụng từ 20m2 trở lên, không kể công trình phụ, đảm bảo điều kiện về cách âm, phòng, chống cháy nổ;
Cửa phòng karaoke phải là cửa kính không màu; bên ngoài nhìn thấy toàn bộ phòng; nếu có khung thì không được quá hai khung dọc và ba khung ngang; diện tích khung không quá 15% diện tích cửa.
Địa điểm hoạt động karaoke phải cách trường học, bệnh viện, cơ sở tôn giáo, tín ngưỡng, di tích lịch sử - văn hóa, cơ quan hành chính nhà nước từ 200m trở lên;

VD 2: Đối với doanh nghiệp hoạt động về kinh doanh dịch vụ lưu trú, cụ thể đối với khách sạn, điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật, dịch vụ đối với khách sạn được quy định tại Nghị định 168/2017/NĐ-CP như sau:

Có hệ thống điện, hệ thống cấp nước sạch và thoát nước.
Có tối thiểu 10 buồng ngủ; có quầy lễ tân, phòng vệ sinh chung.
Có nơi để xe cho khách đối với khách sạn nghỉ dưỡng và khách sạn bên đường.
Có bếp, phòng ăn và dịch vụ phục vụ ăn uống đối với khách sạn nghỉ dưỡng, khách sạn nổi, khách sạn bên đường.
Có giường, đệm, chăn, gối, khăn mặt, khăn tắm; thay bọc đệm, bọc chăn, bọc gối, khăn mặt, khăn tắm khi có khách mới.

Theo quy định tại Nghị đinh 50/2016/NĐ-CP, những hành vi của các công ty cố tình sai phạm về trụ sở chính sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 10.000.000 VNĐ đến 15.000.000 VNĐ do hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đăng ký thay đổi và thông báo lại các thông tin doanh nghiệp đã kê khai không trung thực, không chính xác

Trên đây là tư vấn của HGP Law về những lưu ý khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính của công ty. Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc hay cần thêm thông tin chi tiết, xin hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được dịch vụ tốt nhất.

=> Tham khảo thủ tục Thành lập công ty TNHH; Thành lập công ty cổ phần

=> Tham khảo bài viết Công ty TNHH 1TV là gì?, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần là gì?

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm cho bài viết này