Thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Thành lập văn phòng đại diện là quyền và là nhu cầu của mỗi công ty. Thành lập văn phòng đại diện giúp công ty mở rộng được mạng lưới kết nối với khách hàng, từ đó đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của công ty. Vậy thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào? thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh có gì khác so với các tỉnh, thành khác hay không? HGP Law sẽ hướng dẫn các bạn thông qua bài viết dưới đây.

=> Tham khảo thủ tục thành lập chi nhánh tại Quảng Ninh

I. Vì sao thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Quảng Ninh là tỉnh thành có nền kinh tế phát triển năng động và đa ngành nghề, nhiều công ty muốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh tại đây, nhưng cũng có nhiều công ty có kế hoạch thu hút nguồn khách hàng tại Quảng Ninh nhưng hoạt động sản xuất kinh doanh vẫn tiến hành tại công ty mẹ. Trong trường hợp này thành lập văn phòng đại diện là thích hợp nhất.

Văn phòng đại diện là một trong những đơn vị trực thuộc của công ty. Theo quy định, văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó. Do vậy, văn phòng đại diện không có chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh như chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh. Việc thành lập văn phòng đại diện sẽ tránh phải thực hiện kê khai thuế phức tạp nên không cần xây dựng bộ phận kế toán như đối với chi nhánh.

=> Tham khảo thủ tục thành lập hộ kinh doanh tại Quảng Ninh

II. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Thứ nhất: muốn thành lập văn phòng đại diện phải thành lập công ty vì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty. Một công ty có thể thành lập nhiều văn phòng đại diện tại nhiều tỉnh thành trên cả nước và cả ở nước ngoài. Theo quy định, địa chỉ của văn phòng đại diện có thể cùng hoặc khác tỉnh, thành nơi công ty đặt trụ sở chính.

Thứ hai: về quy định khi đặt tên cho văn phòng đại diện phải có cụm từ “văn phòng đại diện” kèm theo tên công ty. Tên văn phòng đại diện viết hoặc đặt tại trụ sở của văn phòng đại diện, viết nhỏ hơn tên công ty trong các giấy tờ giao dịch, hồ sơ, tài liệu và ấn phẩm do văn phòng phát hành.

Thứ ba: địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện không được đặt tại khu nhà tập thể, khu chung cư có chức năng để ở. Phải có hợp đồng thuê/ mượn trụ sở làm văn phòng đại diện để lưu hồ sơ nội bộ tránh những rắc rối phát sinh nếu cơ quan thuế kiểm tra trụ sở.

Thứ tư: người đứng đầu văn phòng đại diện là người không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2, điều 18 Luật doanh nghiệp. Đại diện pháp luật công ty đồng thời có thể trở thành người đứng đầu của văn phòng đại diện.

Thứ năm: có hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện hợp lệ. Việc soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện HGP Law sẽ hướng dẫn ở mục dưới đây.

=> Tham khảo thủ tục thành lập công ty tại Quảng Ninh

III. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Soạn thảo hồ sơ là một trong những nội dung quan trọng nhất khi thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh. Bởi hồ sơ hợp lệ thì mới được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận và được cấp giấy phép. Theo quy định, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm những giấy tờ sau:

Thông báo đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh;
Quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh;
Biên bản họp HĐQT/ Biên bản họp HĐTV về nội dung thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh (tùy từng loại hình công ty);
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Văn bản ủy quyền hoặc giấy giới thiệu nếu đại diện pháp luật công ty không đi thực hiện thủ tục.

=> Tham khảo thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh tại Quảng Ninh

Lưu ý: Do văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh như chi nhánh hay địa điểm kinh doanh nên khi soạn thảo hồ sơ không phải soạn thảo ngành nghề hoạt động mà soạn thảo nội dung hoạt động. Ví dụ: “Đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của Doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó: Làm văn phòng liên lạc; Đại diện tiếp nhận thông tin; tư vấn, cung cấp thông tin, quảng bá hình ảnh, chương trình, dự án của công ty; Tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty”

=> Tham khảo thủ tục xin giấy phép lao động tại Quảng Ninh

2. Trình tự thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Bước 1: Công ty quyết định nội dung thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Thành lập văn phòng đại diện là nội dung quan trọng của công ty cần phải được sự thông qua của chủ sở hữu, HĐTV và HĐQT (tùy từng loại hình công ty). Nếu là công ty TNHH 2TV và công ty cổ phần phải tổ chức họp HĐTV và HĐQT để quyết định về việc thành lập này. Nếu là công ty TNHH 1TV thì không cần tổ chức họp mà chỉ cần quyết định của chủ sở hữu công ty (trừ trường hợp chủ sở hữu là tổ chức).

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Soạn thảo hồ sơ là một trong những bước quan trọng nhất vì hồ sơ hợp lệ thì mới được cấp giấy phép. Nhiều trường hợp hồ sơ soạn thảo cẩu thả, phải sửa đổi nhiều lần nhưng vẫn không được chấp thuận do sai cả về nội dung và hình thức.Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh HGP Law đã hướng dẫn ở trên, nếu có vướng mắc khách hàng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có thể nộp trực tiếp hoặc gián tiếp về Phòng Đăng ký kinh doanh- Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Ninh. Với cách thức nộp gián tiếp, người nộp hồ sơ có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện (về địa chỉ Bộ phận một cửa Phòng ĐKKD- TTHC Công tỉnh Quảng Ninh, 277 Nguyễn Văn Cừ, Hồng Hà, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh – SĐT: 02033835687) hoặc nộp qua mạng bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc bằng chữ ký số công cộng.

Khi hồ sơ được tiếp nhận sẽ có giấy biên nhận hẹn ngày trả kết quả cho khách hàng. Trong quá trình xử lý hồ sơ (03 ngày làm việc) nếu hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung thông tin thì chuyên viên sẽ liên hệ người đi nộp hồ sơ và hướng dẫn cách thức hoàn thiện và nộp lại hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ sẽ thì sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (tại Quảng Ninh)

Bước 4: Lấy kết quả thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Hồ sơ hợp lệ sau 03 ngày làm việc sẽ được nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Người nộp hồ sơ sẽ mang giấy biên nhận lên bộ phận trả kết quả tại Hành chính công tỉnh Quảng Ninh để nhận giấy chứng nhận. Trường hợp nộp qua mạng, người nộp hồ sơ mang hồ sơ bản gốc đã gửi qua mạng cùng giấy biên nhận và thông báo hồ sơ hợp lệ lên gặp chuyên viên Phòng đăng ký kinh doanh để nhận kết quả.

Sau khi nhận giấy chứng nhận, chi nhánh thực hiện một số thủ tục sau thành lập tương tự như công ty và bắt đầu hoạt động bình thường. Vậy những thủ tục này như thế nào?

=> Tham khảo thủ tục thành lập hợp tác xã tại Quảng Ninh

IV. Những việc phải làm sau khi thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

1. Treo biển văn phòng đại diện

văn phòng đại diện khi được cấp phép phải thực hiện treo biển tại trụ sở làm việc. Thông thường khi treo biển chi nhánh sẽ có đầy đủ thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ, mã số thuế và số điện thoại. Việc không treo biển hoạt động sẽ khiến văn phòng đại diện gặp rắc rối nếu cơ quan thuế kiểm tra trụ sở.

=> Tham khảo top công ty làm biển quảng cáo tại Quảng Ninh uy tín

2. Làm dấu và thông báo sử dụng mẫu dấu văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Văn phòng đại diện không được phép hoạt động kinh doanh nhưng vẫn được ký hợp đồng với nhân sự và tiến hành một số hoạt động đại diện khác nên việc làm dấu và thông báo mẫu dấu là cần thiết. Chi phí để khắc một bộ dấu của văn phòng đại diện bao gồm dấu tròn và dấu chức danh dao động từ 550.000VNĐ-600.000VNĐ. Hồ sơ thông báo sử dụng dấu bao gồm:

Thông báo sử dụng mẫu dấu;
Văn bản ủy quyền/ giấy giới thiệu (nếu đại diện pháp luật công ty không trực tiếp nộp thông báo);
Giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ.

Sau 03 ngày làm việc, mẫu dấu của văn phòng đại diện sẽ được đăng tải trên hệ thống Cổng thông tin đăng ký quốc gia về doanh nghiệp.

3. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản với cơ quan đăng ký kinh doanh

Tài khoản ngân hàng được mở dùng để giao dịch trong hoạt động của văn phòng đại diện. Thủ tục mở tài khoản ngân hàng sẽ khác nhau phụ thuộc vào việc văn phòng đại diện mở tài khoản tại ngân hàng nào. Nhưng cơ bản sẽ có những giấy tờ sau:

Biểu mẫu mở tài khoản ngân hàng (mẫu do ngân hàng cung cấp);
Bản chứng thực đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Thông báo sử dụng mẫu dấu của văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Sau khi mở tài khoản, số tài khoản phải được thông báo lên Sở kế hoạch đầu tư Quảng Ninh. Hồ sơ thông báo gồm có:

Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp (điền mục tài khoản ngân hàng tại thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế);
Văn bản ủy quyền/ giấy giới thiệu.

Thời gian xử lý hồ sơ thông báo tài khoản ngân hàng là 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ ngay khi nộp.

=> Tham khảo thông tin các khu công nghiệp tại Quảng Ninh

(Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện)

4. Thực hiện nộp lệ phí môn bài và nộp tờ khai cho văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện phải thực hiện nộp lệ phí môn bài và tờ khai lệ phí môn bài sau khi thành lập. Thời gian nộp là 30 ngày làm việc kể từ ngày chi nhánh được cấp chứng nhận đăng ký hoạt động. Tuy nhiên, theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, công ty được miễn lệ phí môn bài năm tài chính đầu tiên, trong thời gian công ty được miễn lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài. Trong trường hợp này tờ khai sẽ được nộp trước ngày 30/01 của năm tài chính kế tiếp.

Theo quy định tại Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài, mức đóng lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.0000VNĐ/ 1 năm. Nếu văn phòng đại diện thành lập từ tháng 7 trở về sau thì đóng 500.000VNĐ cho năm đầu tiên thành lập.

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không được thông báo phát hành hóa đơn, không phải thực hiện kê khai thuế hàng quý như chi nhánh. Nhưng để thực hiện nộp lệ phí môn bài hàng năm, kê khai môn bài thì vẫn phải mua chữ ký số vì nhiều nơi cơ quan thuế không nhận bản giấy tờ khai và kho bạc không nhận nộp thuế trực tiếp. Giá chữ ký số dao động từ 1.500.000VNĐ-3.000.000VNĐ tùy thuộc vào nhà cung cấp và thời gian sử dụng.

=> Tham khảo top công ty in tại Quảng Ninh uy tín giá rẻ

V. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Là đơn vị uy tín trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ pháp lý tại Quảng Ninh, HGP Law luôn nhận được tự tin tưởng của quý công ty, doanh nghiệp. Khi sử dụng dịch vụ “Thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh” quý khách hàng được hỗ trợ những nội dung sau:

Tư vấn miễn phí những vấn đề pháp lý liên quan đến nội dung thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh;
Soạn thảo toàn bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh theo đúng quy định của pháp luật;
Đại diện đi nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Ninh;
Đi lấy kết quả và bàn giao đúng thời hạn đã cam kết với khách hàng;
Miễn phí khắc 01 bộ dấu (dấu tròn + dấu chức danh) cho văn phòng đại diện tại Quảng Ninh;
Tư vấn và hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện tại Quảng Ninh;
Tư vấn và hỗ trợ kê khai sau khi văn phòng đại diện thành lập cùng những thủ tục thuế có liên quan khác.

Để thực hiện thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh, khách hàng cung cấp cho HGP Law những giấy tờ sau:

Tờ khai thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu của HGP Law);
Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện tại Quảng Ninh;

Tờ khai được gửi về email: luathgp@gmail.com chuyên viên của chúng tôi sẽ tiếp nhận email và liên hệ lại khách hàng xác nhận thông tin, chốt dịch vụ và soạn thảo hồ sơ.

Sau khi thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh, kết quả khách hàng nhận được:

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
Bộ dấu của văn phòng đại diện (01 dấu tròn + 01 dấu chức danh);
Hồ sơ nội bộ thành lập văn phòng đại diện bao gồm: Biên bản và quyết định thành lập văn phòng đại diện; Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện; Thông báo thành lập văn phòng đại diện; Thông báo sử dụng mẫu dấu của văn phòng đại diện...;
Hồ sơ liên quan đến tài khoản ngân hàng, chữ ký số... (nếu khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ hỗ sau thành lập của chúng tôi)

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến "Thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh". Hi vọng sẽ giúp các bạn đọc, hiểu và có thể thực hiện được thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh. Nhưng hơn hết, chúng tôi hi vọng có thể đồng hành cùng quý công ty, muốn được tư vấn và hỗ trợ mọi thủ tục pháp lý, để quý công ty có thể dành thời gian để phát triển kế hoạch sản xuất, kinh doanh.

=> Tham khảo thủ tục thành lập công ty tại Quảng Ninh

=> Tham khảo thủ tục thành lập hộ kinh doanh tại Quảng Ninh

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm: 4.6/5 Dựa trên 5 Đánh giá