In mã vạch

Trong thị trường hiện nay, việc quản lý xuất sứ hàng hóa tiêu dùng là một vấn đề cần được quan tâm. Khi khách hàng ngày càng có xu hướng tìm sản phẩm tốt, thương hiệu uy tín thì việc đăng ký mã vạch để quản lý sản phẩm cho doanh nghiệp là một việc trước nhất cần được làm – là bước đầu để đưa sản phẩm ra thị trường. Vậy làm cách nào để có thể in mã vạch sản phẩm? sau khi in mã vạch xong bước tiếp theo cần phải làm những gì?

=> Tham khảo quy trình thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

I. Mã vạch sản phẩm là gì? Lợi ích của việc in mã vạch

1. Định nghĩa mã vạch

Mã vạch (Barcode) là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau để các máy đọc gắn đầu Laser (như máy quét Scanner) nhận và đọc được các ký hiệu đó. Bằng công nghệ thông tin, các mã vạch này được chuyển hóa và lưu trữ vào ngân hàng Server.

Mã vạch sẽ được trình bày kèm theo một hệ thống mã số và tập hợp thành những hình ảnh và các ký tự số tạo nên thang số được gọi mã số mã vạch hàng hóa. Cấu trúc mã vạch cũng do các tổ chức quốc gia về EAN quản lý và phân cấp đối với các doanh nghiệp.

=> Tham khảo quy định mã vạch là gì?

2. Lợi ích của việc in mã vạch

Doanh nghiệp sử dụng mã vạch cho sản phẩm sẽ mang đến các lợi ích sau:

Sản phẩm được truy xuất và xác thực thông tin sản phẩm theo tiêu chuẩn Quốc Gia, tạo lòng tin đối với khách hàng về thương hiệu doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể khẳng định uy tín về chất lượng và nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm không cần thông qua một chiến dịch truyền thông đắt đỏ nào.
Toàn bộ thông tin của doanh nghiệp và các sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh sẽ được người tiêu dùng biết tới.
Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, chỉnh sửa thông tin sản phẩm đã được tích hợp trong mã vạch.
Khi người tiêu dùng kiểm tra một sản phẩm hàng hóa bằng một công cụ check mã vạch sẽ hiển thị những thông tin của sản phẩm liên quan của nhà cung cấp. Từ đó, người tiêu dùng có thể nhận biết nhiều sản phẩm hơn.
Doanh nghiệp được cung cấp 1 gian hàng triển lãm online để có thể tiếp cận hàng trăm nghìn nhà phân phối sản phẩm đang có nhu cầu tìm nguồn hàng phân phối và xuất khẩu, giúp doanh nghiệp bán được hàng số lượng lớn và kiếm được lượng khách hàng phong phú.

Đó là số ít những lợi ích mà mã vạch sản phẩm mang lại cho doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng.

=> Tham khảo quy định về mã vạch các nước

II. Ứng dụng của mã số mã vạch

Như chúng ta đã biết mỗi một mã vạch là duy nhất trên toàn cầu và thể hiện đầy đủ thông tin về một sản phẩm. Chính vì vậy sử dụng mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp phân biệt và quản lý hàng hóa dẽ dàng hơn. Giảm thiểu được thời gian quản lý không cần thiết và hơn nữa ứng dụng của mã vạch xuất hiện trong nhiều lĩnh vực quản lý khác nhau như:

Ứng dụng hàng hóa: phân biệt quản lý hàng hóa.
Ứng dụng trong bán hàng: truy vết bán hàng hiệu quả, quản lý bảo hành
Ứng dụng quản lý khách hàng: cung cấp mã khách hàng, thẻ vip
Ứng dụng quản lý tài sản: mỗi mã đơn nhất giúp quản lý chính xác và hiệu quả

=> Tham khảo các thức tra cứu mã vạch sản phẩm

III. Một số lưu ý khi tạo mã vạch sản phẩm

1. Phân loại mã vạch sản phẩm

Mã vạch có 2 loại là mã vạch nội bộ và mã vạch quốc gia.

Mã vạch quốc gia là loại mã vạch mà doanh nghiệp đã đăng kí tại cục mã số mã vạch và có giá trị lưu hành trên toàn thế giới. Bất cứ ai khi sử dụng phần mềm check mã vạch đều có thể check được thông tin của sản phẩm đó.

Mã vạch nội bộ là loại mã vạch được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, cửa hàng, shop,.. Nhằm tạo ra để quản lý hàng hóa, thiết bị, vật dụng,... Mã vạch nội bộ là loại mã vạch chỉ có giá trị sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không có giá trị bên ngoài bởi vì chúng không được đăng kí với cục mã số mã vạch. Người bình thường khi sử dụng thiết bị đọc mã vạch thì không thể hiển thị thông tin của sản phẩm đó.

==> Tham khảo cách tạo mã vạch

2. Một số lưu ý khi tạo mã vạch

Phân loại và sắp xếp hàng hóa theo từng chủng loại trước khi tạo mã vạch

Với các siêu thị, cửa hàng bán lẻ, thời trang… trước khi tự tạo mã vạch sản phẩm, bạn cần phân loại và sắp xếp các nhóm hàng hóa theo từng chủng loại. Sau khi phân loại sản phẩm trên file mẫu, hãy quy định tên mã vạch cho từng sản phẩm sao cho dễ nhận biết và theo cách thức quản lý hàng hóa của chủ cửa hàng trước khi tự tạo mã vạch nhé!.

Không nên tự tạo mã vạch sản phẩm dài

Không nên tự tạo mã vạch sản phẩm với nhiều ký tự vì khi in ra nét mảnh, máy đọc mã vạch sẽ khó nhận biết được, thông thường nên tạo mã vạch sản phẩm với tối đa từ 6 đến 8 ký tự là hợp lý.

Không nên tự tạo mã vạch sản phẩm với tên bằng các chữ cái và dấu gần nhau

Ví dụ: Không nên tự tạo mã vạch với các chữ cái sau gần nhau như “af”, “dd”, “as” vì khi quét qua đầu đọc mã vạch, nếu để chế độ tiếng việt sẽ hiển thị là à, đ, á… khi đó đầu đọc mã vạch sẽ không nhận diện được và không đọc được sản phẩm.

Nếu trong trường hợp bạn đã tự tạo mã vạch sản phẩm với các mã như trên bạn có thể tắt chế độ tiếng việt trên máy tính chuyển sang chế độ tiếng anh để đầu đọc nhận diện đúng tên sản phẩm.

Tự Tạo mã vạch cho sản phẩm đối với tên chỉ bao gồm các chữ không được thêm các dấu, số, dấu gạch chéo, dấu gạch dưới, dấu gạch trên và dấu chấm

Bạn có thể tự tạo mã vạch sản phẩm bằng các chữ không dấu, bằng số, ngoài ra có một số dấu sau có thể dùng được là: Dấu gạch chéo (/), dấu gạch trên (-), dấu gạch dưới (_), dấu chấm (.)

Lưu ý: tránh các trường hợp tự tạo mã vạch sản phẩm với tên được tạo bằng chữ có dấu vì khi in mã vạch sẽ xảy ra lỗi font chữ.

==> Tham khảo cách tạo mã vạch chuẩn TẠI ĐÂY

IV. Thiết kế và in mã vạch sản phẩm

Mã mặt hàng do nhà sản xuất quy định cho hàng hóa của mình. Tổ chức kinh doanh phải đảm bảo mỗi mặt hàng chỉ được gắn một mã số, không được có bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Do vậy khi thiết kế mã vạch sản phẩm cần phải thật cẩn thận để tránh nhầm lẫn các sản phẩm với nhau.

Sau đây, chúng ta sẽ đi tìm hiểu các thiết kế mã vạch trên Word.

Bước 1: Vào tab “Mailings > Start Mail Merger > Labels”, cửa sổ hiện ra tick vào nút Page Printer, ở mục label Vendors (chọn nhà cung cấp) và Product Number (mã số kích thước nhãn nhà cung cấp). Ở đây chọn Label Vendors: Avery Zweckform và Product number là: 3448 kích thước 1.46” x 2.76”.

Bước 2: Nạp dữ liệu file Excel vào Word: chọn tab Select Recipients > Using an Existing List và chọn vị trí Excel vừa lưu.

Bước 3: Lựa chọn tổ chức mã vạch theo quy định

Insert hình ảnh, logo công ty, sản phẩm vào vị trí nhãn đầu tiên
Click Add-ins > Tbar-code Panel, chọn Barcode là EAN-13, Data: xóa trống, clicck Insert fields nhỏ bên dưới và thêm các trường vào theo thứ tự <> <> <>, click “Insert Barcode”
Click tab “Mailing” > “Update labels” để copy sang các vị trí nhãn khác.

Bước 4: Tiến hành in nhãn mã vạch: Chọn tab “Mailing” > “Finish anh Merger” > “Print Document”

Khi tiến hành in tem nhãn, các mã số sản phẩm sẽ được lấy từ file Excel tăng thêm 1 số tự động.
Khi in các bạn cũng nên lưu ý chọn các loại máy in tốt nhất có chức năng in mã vạch để in.

Trên đây là các bước để thiết kế và in mã vạch sản phẩm cơ bản và đơn giản nhất. Theo trình tự các bạn cứ theo đó mà làm sẽ thành công.

=> Tham khảo quy định về mã vạch Việt nam

V. Đăng ký sử dụng mã vạch sản phẩm

HGP LAW với các Luật sư nhiều kinh nghiệm sẽ hỗ trợ các bạn thủ tục đăng ký sử dụng mã vạch sản phẩm chính xác nhất, đúng theo quy định pháp luật..

Để thực hiện đăng ký mã vạch sản phẩm, Quý khách cần cung cấp cho chúng tôi:

Thứ nhất, Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thương mại hoặc Quyết định thành lập đối với tổ chức;

Danh mục sản phẩm hàng hóa của công ty để xin cấp mã số mã vạch;

=> Tham khảo dịch vụ đăng ký mã vạch

Hồ sơ thực hiện thủ tục đăng ký mã số mã vạch gồm:

Bản đăng ký sử dụng MSMV đã điền đầy đủ thông tin, thủ trưởng đơn vị đã ký, đóng dấu (02 bản) (theo mẫu quy định của Bộ Khoa học & công nghệ); (HGP Law sẽ hỗ trợ quý khách hàng công đoạn điền đầy đủ thông tin, gửi tới quý khách hàng ký đóng dấu đầy đủ!);

Bản sao chứng thực “Giấy phép kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Quyết định thành lập” (01 bản);

Bản đăng ký danh mục sản phẩm, hàng hóa sử dụng mã số mã vạch (02 bản).

Trình tự thực hiện đăng ký mã số mã vạch

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch

Tổ chức, cá nhân Việt Nam, tổ chức cá nhân nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch: Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 hoặc qua đường bưu điện.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam, sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ;

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Chuyên viên ra thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo quy định trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan thường trực về mã số mã vạch ra thông báo, sau đó vào sổ đăng ký, lưu vào ngân hàng mã số mã vạch quốc gia và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã vạch;

Thời gian đăng ký mã số mã vạch:

Sau 01 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ quý khách có giấy chứng nhận mã số tạm thời, trong đó có mã số để quý khách in ấn và sử dụng.

Sau 15- 20 ngày quý khách hàng sẽ nhận được 01 bản gốc Giấy chứng nhận mã số mã vạch do Tổng cục Tiêu chuẩn và chất lượng cấp và chất lượng cấp.

Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký mã số mã vạch?

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) – cơ quan chuyên môn trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.

Địa chỉ trụ sở: Số 08 Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

Hiện tại, GS1 Việt Nam quản lý mã quốc gia 893 và được phép cấp mã vạch cho sản phẩm của các nhà sản xuất, phân phối, bán buôn, bán lẻ có giấy phép kinh doanh và hoạt động tại Việt Nam.

==> Hướng dẫn đăng ký mã vạch sản phẩm

VI. Dịch vụ đăng ký mã số mã vạch của HGP LAW

Nội dung dịch vụ

HGP Law tư vấn giải thích các vấn đề liên quan đến thủ tục, quy định pháp luật về đăng ký mã số mã vạch
Đại diện soạn hồ sơ, hướng dẫn ký
Đại diện nộp hồ sơ, giải trình hồ sơ, nhận kết quả đăng ký mã số mã vạch
Quan trọng nhất là hướng dẫn khách hàng tạo và sử dụng mã số mã vạch
Hỗ trợ tư vấn cho khách hàng trong suốt quá trình sử dụng mã số mã vạch, cách thức gia hạn thời gian sử dụng

=> Tham khảo thủ tục đăng ký bảo hộ nhãn hiệu sản phẩm

VII. Sự khác biệt với các đơn vị khác

Là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực đăng ký mã số mã vạch, HGP LAW đã và đang được rất nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Điểm khác biệt cho đến giờ phút này HGP LAW tự hào so với các đơn vị Luật khác khi đến với HGP LAW để tư vấn dịch vụ mã số mã vạch đó là :

HGP Law có kinh nghiệm đăng ký mã vạch cho hơn 500 cá nhân, tổ chức, gặp không ít tình huống khó phát sinh trong quá trình đăng kí mã số mã vạch nên có nhiều phương pháp giải quyết tình huống một cách tốt nhất, luôn luôn đặt quyền lợi của khách hàng lên hàng đầu dù trong mọi tình huống phát sinh.
Khi đến với HGP Law, khách hàng sẽ được luật sự với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề và các luật sư tập sự tư vấn hết mình và giải đáp các thắc của khách hàng, tư vấn lựa chọn loại MSMV, số lượng MSMV phù hợp với quy mô, dự định của Doanh nghiệp.
Đội ngũ nhân viên trình độ cao, vững kiến thức pháp lý, nhiệt tình, tận tâm hỗ trợ khách hàng, luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên đầu với dịch vụ pháp lý mà đơn vị mình cung cấp.
Chi phí hợp lý nhất phù hợp với khả năng của khách hàng.

=> Tham khảo thủ tục đăng ký website với bộ công thương

VIII. HGP Law cam kết

Là một đơn vị với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đăng kí mã số mã vạch, đưa đến tay hàng nghìn cá nhân, tổ chức Giấy chứng nhận đăng kí mã số mã vạch, HGP LAW cam kết;
Sẵn sàng hỗ trợ khách hàng nếu khách hàng có yêu cầu trong phạm vi liên quan đến dịch vụ;
Bàn giao đầy đủ hồ sơ nội bộ cho việc đăng kí mã số mã vạch
Cung cấp mọi VBPL và biểu mẫu có liên quan nếu khách hàng có yêu cầu.
Tận tâm, nhiệt tình hết mình, trách nghiệm với công việc
Cung cấp dịch vụ uy tín và tiết kiệm chi phí nhất
Giải quyết các thắc mắc và hỗ trợ hết mình đến khi khách hàng hài lòng thì thôi

=> Tham khảo thủ tục Thành lập công ty TNHH; Thành lập công ty cổ phần

=> Tham khảo bài viết Công ty TNHH 1TV là gì?, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần là gì?

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm cho bài viết này