Tạo mã vạch

Mã vạch sản phẩm được ví như là một tấm ‘thẻ căn cước’ của sản phẩm mà thông qua đó, chúng ta có thể biết được nguồn gốc, xuất xứ của sản phẩm đó. Nhiều người tiêu dùng khi đi mua hàng đều có thói quen kiểm tra mã vạch của sản phẩm để nắm rõ nguồn gốc của nó. Tuy nhiên, rất ít ai biết thực chất mã vạch là gì và tạo mã vạch như thế nào? Vậy HGP Law sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn nhé!

=> Tham khảo quy trình thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

I. Đăng ký sử dụng mã vạch với GS1

Muốn có mã vạch trên hàng hóa của mình phục vụ mục đích xuất nhập khẩu hoặc đưa vào hệ thống bán lẻ toàn quốc, việc đầu tiên của doanh nghiệp là đăng ký mã vạch với GS1 - tổ chức cấp mã vạch quốc tế. Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ nhận được một bộ số tiền tố gọi là mã doanh nghiệp.

Tùy vào khu vực mà bạn sử dụng để xác định thật kỹ loại mã vạch mà bạn cần. Nếu là khu vực Bắc mỹ, Anh, Úc thì đăng ký mã UPC. Nếu ở các phần của Châu Âu, Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ La tinh thì bạn phải đăng ký mã vạch EAN. Doanh nghiệp Việt Nam thường đăng ký mã EAN.

Lưu ý, trước khi bạn tạo mã vạch cho sản phẩm, hãy lên sẵn một danh sách kiểm kê mã cho từng dòng sản phẩm, bạn cần phải biết số nào dành cho dòng sản phẩm nào để tránh bị nhầm lẫn trong quá trình quản lý hàng hóa tự động về sau.

=> Tham khảo hướng dẫn in mã vạch

II. Hướng dẫn cách tạo mã vạch

Cách tạo mã vạch trực tuyến là cách làm phổ thông nhất hiện nay được đa số các nhà quản lý áp dụng để tạo mã vạch cho hàng hóa của mình. Cùng xem cách tạo mã vạch cho sản phẩm online như thế nào khi đã được cấp mã doanh nghiệp nhé.

Bước 1. Mở trang web của GS1

Truy cập vào http://vnpc.gs1.org.vn/ trong trình duyệt của bạn. Đăng nhập thông tin tài khoản, mã địa điểm toàn cầu và mật khẩu để vào kê khai cho bước tiếp theo.

Ở thông tin cuối cùng của phần nhập thông tin, đơn vị kê khai phải tích vào “Tôi không phải người máy” thì mới đăng nhập được.

Bước 2: Quản lý sản phẩm

Khi đăng nhập giao diện. Trên thanh công cụ nằm phía tay trái có 03 danh mục lần lượt năm từ trái qua phải đó là: Quản lý mã, Quản lý sản phẩm, Quản trị

Tại bước này đơn vị kê khai lựa chọn danh mục “quản lý sản phẩm” khi đưa trỏ chuột trái vào mũi tên đi xuống của danh mục thì sẽ thấy hiện ra 03 dòng danh mục để lựa chọn lần lượt từ trên xuống dưới đó là: Sản phẩm, tạo mã vạch, đóng gói.

=> Tham khảo các thức tra cứu mã vạch sản phẩm

Bước 3. Lựa chọn lĩnh vực kê khai danh mục sản phẩm của đơn vị

Sau khi đã trỏ chuột trái vào danh mục “quản lý sản phẩm” thì đơn vị lựa chọn tiếp dòng trên cùng đó là dòng “sản phẩm”.

Kích chuột phải vào dòng “sản phẩm” sẽ ra một bảng nằm ngang gồm các nội dung trong bảng như sau: STT; mã sản phẩm; Trạng thái mã GTIN; Tên sản phẩm; Tên sản phẩm (EN); Doanh nghiệp; Tiêu chuẩn; Loại Gtin; Phiên bản; Trạng thái quản lý; Mã doanh nghiệp; Tên đơn vị; Thị trường mục tiêu; Ngôn ngữ; Giấy phép GLN; Thông tin GLN nhà cung cấp; Tên nhà cung cấp; Vai trò nhà cung cấp; Mã GLN nhà sản xuất; Tên nhà sản xuất; Vai trò nhà sản xuất; Thời gian sống; Phiên bản GPC; Mã GPC Segment; Mã số thương phẩm toàn cầu GPC Family; Mã số thương phẩm toàn cầu GPC Class; Mã số thương phẩm toàn cầu GPC Brick; Thời gian cập nhật gần nhất.

Đơn vị lựa chọn hình biểu tượng như tài liệu có dấu cộng thì khi trỏ chuột vào sẽ ra mục thêm mới. Kích chuột phải sẽ ra một bảng danh mục về các lĩnh vực mà đơn vị kinh doanh sẽ phải lựa chọn cho phù hợp với sản phẩm đang kinh doanh của mình.

Lưu ý: Bảng danh mục lĩnh vực kinh doanh được viết bằng tiếng anh, chưa được dịch toàn bộ. Nên doanh nghiệp cần chú ý đối với sản phẩm của mình để lựa chọn cho lĩnh vực cho chuẩn xác. Đây cũng là một hạn chế của việc kê khai sản phẩm của GS1 khiến cho nhiều doanh nghiệp bị khó khăn nếu không hiểu biết về tiếng anh.

=> Tham khảo quy định về mã vạch các nước

Bước 4. Kê khai sản phẩm chi tiết

Khi đã lựa chọn được lĩnh vực kinh doanh cho sản phẩm. Sẽ hiện ra một danh mục nằm bên phía tay trái của màn hình và chứa các trường thông tin cụ thể gồm: tổng quát, Thông tin chung của sản phẩm; Thông tin bổ sung của sản phẩm; Xác nhận và xác nhận của sản phẩm; Mô-đun hướng dẫn sản phẩm; Module thông tin về số lượng sản phẩm; Mô đun thông tin về sản phẩm; Mô đun thông tin về thành phần phi thực phẩm; Mô đun sử dụng và an toàn thực phẩm.

Đơn vị sử dụng mã vạch tiếp tục thực hiện việc kê khai chủ yếu ở dòng đầu tiên là thông tin chung của sản phẩm các nội dung như sau:

Tên sản phẩm: Đây là tên gọi của sản phẩm do đơn vị kinh doanh đặt
Mã doanh nghiệp: Mã này được cấp sẵn khi kích chuột trái sẽ hiện lên mã số doanh nghiệp
Mã sản phẩm: Nếu doanh nghiệp không có sự can thiệp thay đổi số thứ tự thì hệ thống sẽ mặc định từ 00 và lần lượt cho các sản phẩm tiếp theo 01, 02, 03…
Tên đơn vị: Đây là tên của đơn vị đăng ký
Thị trường mục tiêu: Tùy vào thị trường đơn vị cung cấp sản phẩm hướng tới sẽ lựa chọn khác nhau. Tuy nhiên tình hình chung là lựa chọn tại thị trường Việt Nam.
Giấy phép GLN và thông tin GLN của nhà cung cấp là trùng với nhau
Tên nhà cung cấp: Thường sẽ là tên đơn vị kinh doanh hoặc là tên đơn vị nhà sản xuất
Vai trò của nhà cung cấp: lựa chọn mục tất cả
Mã GLN nhà sản xuất: Dựa theo giấy phép GLN mà nhà sản xuất cung cấp
Tên nhà sản xuất: Nếu sản phẩm do đơn vị sản xuất thì sẽ điền tên đơn vị. Còn nếu không do đơn vị trực tiếp sản xuất thì ghi thông tin của đơn vị sản xuất cung cấp sản phẩm hàng hóa cho doanh nghiệp.
Vai trò sản xuất: lựa chọn mục tất cả
Thời gian sống: chính là thời hạn sử dụng sản phẩm gồm các mục là giây, phút, giờ, ngày, tuần, tháng, năm. Thường các đơn vị hay lựa chọn là tháng và năm.

Chọn loại tiêu chuẩn nếu sản phẩm của đơn vị có còn không thì để mục này thành none.

Sau khi điền xong thông tin đơn vị ấn vào lưu và lựa chọn mục kiểm tra dữ liệu hợp lệ có biểu tượng là hình vuông viền xanh bên trong có hình chữ v dạng tích màu xanh.

Nếu dữ liệu báo chưa hợp lệ thì sẽ có nội dung màu đỏ, đơn vị cần phải điền đầy đủ thông tin thì mới lưu được lại và mới làm được các thủ tục tiếp theo.

Chú ý: Phần kê khai thông tin này chỉ là phần kê khai đơn giản bước đầu cung cấp thông tin sản phẩm. Để tạm thời có thể tạo mã vạch sử dụng cho sản phẩm. Còn muốn lấy giấy chứng nhận mã số mã vạch thì phải kê khai đầy đủ ở các trường thông tin còn lại.

=> Tham khảo quy định về mã vạch Việt nam

Bước 5. Phát hành và công bố sản phẩm

Sau khi đã kê khai và tạo được danh mục sản phẩm đơn vị quản lý cần phải thực hiện việc phát hành và công bố sản phẩm để sản phẩm được cập nhật tại cơ quan quản lý của GS1 và để tra cứu thông tin của sản phẩm.

Cụ thể sau khi đơn vị đã có danh mục sản phẩm tại cột bên trái bên cạnh cột stt doanh nghiệp trỏ chuột trái tích vào sẽ hiện ra các nội dung hàng ngang bên trên trường thông tin sản phẩm. Lúc đó các nội dung đó từ trạng thái màu trắng sẽ chuyển sang màu xanh dương. Lúc này doanh nghiệp lựa chọn hình chữ v có tích xanh để thực hiện việc phát hành. Khi phát hành thành công sẽ có dòng hiện trạng thái của nội dung sản phẩm vừa phát hành. Còn nếu bị lỗi sẽ hiện lên dòng trạng thái báo lỗi lúc đó đơn vị phải xem lại lỗi ở đâu và sửa lại.

Khi đã phát hành thành công thì doanh nghiệp sẽ lựa chọn biểu tượng là hình quả cầu màu xanh và có mũi tên màu xanh lá cây đi lên để thực hiện việc công bố sản phẩm. Nếu sản phẩm thành công sẽ thông báo công bố thành công. Nếu bị lỗi sẽ hiện lên dòng trạng thái báo công bố thất bại lúc đó đơn vị phải xem lại lỗi ở đâu và sửa lại.

=> Tham khảo quy định về đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

Bước 6. Tạo mã vạch sản phẩm

Khi đã phát hành và công bố thành công sản phẩm. Đơn vị sử dụng mã vạch quay lại trường thông tin quản lý sản phẩm ở Bước 2 và lựa chọn tại mục “tạo mã vạch”

Khi lựa chọn sẽ ra các nội dung gồm: chọn loại mã; Nhập mã; Hình ảnh

Tại đây ta lựa chọn phần chọn loại mã tùy theo việc đăng ký mã của doanh nghiệp sẽ lựa chọn khác nhau, thường doanh nghiệp quản lý sản phẩm lựa chọn mã EAN-13 hoặc EAN-8.

Khi lựa chọn xong mã thì trỏ chuột vào phần nhập mã. Coppy mã sản phẩm vừa kê khai và dán vào ô nội dung này.

Sau đó ấn chuột trái vào phần “tạo mã” để tạo ra mã sản phẩm lúc này bên phần hình ảnh sẽ hiện ra một đoạn mã vạch tương ướng với phần mã số sản phẩm khi tạo ra.

Cuối cùng đơn vị ấn vào phần tải về để tải hình ảnh mã vạch. Phần hình ảnh này sẽ được gửi cho bên đặt in mã vạch để in ra và dán vào sản phẩm hoặc in trực tiếp lên sản phẩm.

=> Tham khảo thủ tục đăng ký bảo hộ nhãn hiệu sản phẩm

Bước 7. Bổ sung hoặc sửa lại thông tin kê khai sản phẩm

Sau khi đã có mã vạch sử dụng nhưng thông tin vẫn chưa được đơn vị sử dụng mã vạch kê khai hết. Đơn vị muốn sửa hoặc bổ sung thêm thông tin thì đơn vị làm theo bước sau.

Bắt đầu thế nào thì sẽ phải làm lần lượt ngược lại. Đầu tiên doanh nghiệp lựa chọn tích vào sản phẩm để hiện ra trạng thái nội dung trên thanh hàng ngang của danh mục sản phẩm từ trắng sang xanh dương. Lúc đó ta lựa chọn phần “không công bố” có biểu tượng hình quả cầu và mũi tên màu đỏ đi xuống. Nó sẽ báo sang trạng thái tổng số sản phẩm không công bố là số lượng sản phẩm doanh nghiệp muốn hủy trạng thái công bố.

Sau đó lại lựa chọn tích vào sản phẩm và lần này lựa chọn phần không phát hành có hình biểu tượng chữ v và có dầu trừ màu đỏ. Nó sẽ báo sang trạng thái tổng số sản phẩm không phát hành thành công là số lượng sản phẩm doanh nghiệp muốn hủy trạng thái phát hành.

Lại lựa chọn tích vào sản phẩm và rồi lựa chọn phần sửa chữa có biểu tượng là hình chiếc bút. Lúc này đơn vị sẽ bổ sung sửa đổi những thông tin mà đơn vị cảm thấy cần thiết.

Sau khi đã sửa đổi xong thì cũng làm lần lượt như bước 5 là bước phát hành và công bố sản phẩm.

Trên đây là những kiến thức cơ bản về mã vạch của GS1 và cách tạo mã vạch cho sản phẩm. Hy vọng, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại ký tự đặc biệt này và sử dụng nó một cách hiệu quả và thành công cho doanh nghiệp của mình.

Chúc bạn tạo mã vạch thành công.

=> Tham khảo thủ tục Thành lập công ty TNHH; Thành lập công ty cổ phần

=> Tham khảo bài viết Công ty TNHH 1TV là gì?, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần là gì?

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm cho bài viết này