Đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Đăng ký mã vạch cho sản phẩm, hàng hóa của đơn vị kinh doanh là một trong những phương thức quản lý, truy xuất nguồn gốc hàng hóa. Ngoài ra đây cũng là điều không thể thiếu để đơn vị kinh doanh phân phối hàng hóa cho các kênh bán hàng quan trọng như siêu thị trên địa bàn cả nước. Tại Việt Nam, việc đăng ký mã vạch được thực hiện tại Văn phòng GS1 VN – Viện tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam.

=> Tham khảo quy trình thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

I. Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch là một trong những ứng dụng công nghệ trong việc nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, hàng hóa, đơn vị hoặc địa điểm… dựa trên việc ấn định là các mã số (dạng chữ số) cho mỗi loại sản phẩm. Mã số mã vạch ra đời khiến cho việc phân loại sản phẩm này với sản phẩm khác dễ dàng hơn. Khi được in trên sản phẩm thì mã số được thể hiện mã đó dưới dạng là các vạch để thiết bị (máy quét) có thể đọc được. Việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm là một nhu cầu quan trọng của doanh nghiệp trong việc thực hiện bán buôn hoặc bản lẻ sản phẩm ra thị trường.

=> Tham khảo quy định mã vạch là gì?

II. Các loại mã số mã vạch được cấp

Các loại MSMV mà doanh nghiệp được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL) cấp bao gồm:

Mã doanh nghiệp;
Mã số rút gọn (EAN 8);
Mã số địa điểm toàn cầu (GLN).
Các loại MSMV do doanh nghiệp tự lập để sử dụng sau khi được cấp mã số doanh nghiệp:
Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN);
Mã số địa điểm toàn cầu (GLN);
Các loại mã số cho đơn vị hậu cần, tài sản hoặc đối tượng khác khi có nhu cầu sử dụng.

Sau khi được cấp mã doanh, nghiệp doanh nghiệp tự lập các loại MSMV này để sử dụng và định kỳ sáu tháng báo cáo Danh mục các loại mã số sử dụng với Tổng cục TCĐLCL.

Lưu ý: Mỗi doanh nghiệp được đăng ký sử dụng một mã doanh nghiệp. Trong trường hợp đặc biệt, một doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hơn một mã doanh nghiệp khi chứng minh đã dùng hết quỹ số được cấp. Khi đăng ký sử dụng thêm mã doanh nghiệp, doanh nghiệp phải làm thủ tục như đăng ký cấp mã lần đầu và kèm theo thuyết minh đã sử dụng hết quỹ số được cấp.

=> Tham khảo quy định về mã vạch Việt nam

III. Các loại mã số, mã vạch cho sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế

Mã EAN-13, có cấu tạo gồm 13 chữ số và Mã EAN-8 (rút gọn) có cấu tạo gồm 8 chữ số: được ứng dụng trên các sản phẩm bán lẻ.

Mã thùng EAN (DUN-14), được cấu tạo gồm 14 chữ số: được ứng dụng trong việc phân phối, vận chuyển, lưu kho.

Mã địa điểm toàn cầu GLN, mã số container vận chuyển SSCC: được ứng đụng cho nghiệp vụ giao vận…

IV. Hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm

Hồ sơ đăng ký gồm:

Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm
Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập.
Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN do doanh nghiệp kê khai.
Phiếu đăng ký thông tin dữ liệu cơ sở với GS1 Việt Nam
Các văn bản khác có liên quan cho người khác đi nộp như: giấy ủy quyền, bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đi nộp
Số lượng hồ sơ: 2 bộ.

Mẫu tờ khai tham khảo:

Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm
Bản kê khai danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN
Phiếu đăng ký thông tin dữ liệu cơ sở với GS1 Việt Nam

=> Tham khảo các thức tra cứu mã vạch sản phẩm

V. Cách thức để có mã số mã vạch trên sản phẩm

Muốn có mã số mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa của mình, các đơn vị kinh doanh phải đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) tại các nơi đăng ký nhận hồ sơ.

Tổ chức hay đơn vị kinh doanh sẽ cấp mã số theo quy định khi đăng ký, được hướng dẫn lập mã số vật phẩm và in mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa đúng theo các quy định kỹ thuật trong các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Đơn vị kinh doanh phải nộp phí đăng ký mã số mã vạch và hàng năm phải nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch theo của Bộ Tài chính tại Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam.

=> Tham khảo quy định về mã vạch các nước

VI. Lợi ích sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm

Mã số mã vạch là một giải pháp nhằm tạo thuận lợi và nâng cao năng suất trong việc phục vụ bán hàng tự động, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa và hiệu quả trong trao đổi dữ liệu điện tử với một loại mã số đặc biệt.

Sử dụng mã số mã vạch trên sản phẩm mang lại nhiều lợi ích và lợi ích lớn nhất của việc áp dụng mã số mã vạch trong bán hàng đó chính là:

Nâng cao năng suất: giảm thời gian tính tiền, nhanh chóng làm hóa đơn phục vụ khách hàng;

Tiết kiệm: ít sử dụng nhân lực tiết kiệm chi phí thuê nhân công, tối ưu hóa thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán;

Chính xác: giúp người ta phân biệt chính xác các loại sản phẩm hàng hóa khi quan sát bằng mắt thường ta thấy chúng rất giống nhau, tránh nhầm lẫn khi tính giá, phục vụ khách hàng tốt hơn.

Mã quốc gia Việt Nam do Tổ chức mã số mã vạch quốc tế GS1 (trước đây là EAN International) cấp là 893.

==> Tham khảo cách tạo mã vạch

VII. Trình tự thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

Việc cấp MSMV được thực hiện theo trình tự sau đây:

Bước 1: Đăng ký sử dụng MSMV

Đơn vị kinh doanh muốn sử dụng MSMV phải tiến hành đăng ký sử dụng MSMV tại các cơ quan được Tổng cục TCĐLCL chỉ định tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV.

Hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV bao gồm:

Bản đăng ký sử dụng MSMV theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Thông tư 16/2011/TT-BKHCN được đính kèm tại Văn bản hợp nhất số 15/VBHN-BKHCN;

Bản sao Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thương mại hoặc bản sao Quyết định thành lập đối với các tổ chức khác (Xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực);

Bảng Đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN theo mẫu quy định tại Phụ lục II Thông tư 16/2011/TT-BKHCN được đính kèm tại Văn bản hợp nhất số 15/VBHN-BKHCN.

=> Tham khảo về cách tra cứu nhãn hiệu hàng hóa

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV

Tổ chức tiếp nhận hồ sơ là tổ chức tự nguyện, có tư cách pháp nhân, có năng lực tổ chức thực hiện việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ, được Tổng cục TCĐLCL chỉ định.

Tổ chức có nhu cầu được chỉ định làm tổ chức tiếp nhận phải nộp đơn cho Tổng cục TCĐLCL. Nếu đạt các điều kiện thì Tổng cục TCĐLCL sẽ chỉ định làm tổ chức tiếp nhận.

Tổ chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn các doanh nghiệp đăng ký lập hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV; tiếp nhận và xử lý sơ bộ hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV.

Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải chuyển hồ sơ đến Tổng cục TCĐLCL.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV

Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Tổng cục TCĐLCL tiến hành thẩm định hồ sơ đăng kí sử dụng MSMV

Nếu hồ sơ hợp lệ, Tổng cục TCĐLCL cấp mã số; vào sổ đăng kí, lưu vào ngân hàng mã số quốc gia và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Tổng cục TCĐLCL đề nghị đơn vị đăng ký hoàn thiện.

Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV được gửi cho doanh nghiệp sử dụng MSMV thông qua các tổ chức tiếp nhận hồ sơ trong thời hạn đăng ký khoảng 20 ngày, kể từ ngày đơn vị được cơ quan có thẩm quyền cấp cho mã số mã vạch tạm thời.

Khi doanh nghiệp sử dụng MSMV có sự thay đổi về tư cách pháp nhân, về tên gọi hoặc địa chỉ giao dịch hoặc Giấy chứng nhận bị mất hoặc hỏng, doanh nghiệp sử dụng MSMV phải thông báo bằng văn bản cho Tổng cục TCĐLCL để được đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận mới. Doanh nghiệp sử dụng MSMVvà chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV.

=> Tham khảo dịch vụ thành lập công ty TNHH

Bước 4: Hướng dẫn sử dụng MSMV

Tổ chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị đăng ký sử dụng MSMV tuân thủ các quy định về sử dụng MSMV.

Sau khi được cấp mã đơn vị đăng ký sử dụng MSMV tự quy định mã số phân định vật phẩm, số phân định tổ chức/địa điểm và lập các loại MSMV cho các vật phẩm, tổ chức/địa điểm của mình.

Đơn vị đăng ký sử dụng MSMV phải gửi danh mục các Mã số thương phẩm toàn cầu GTIN và Mã số địa điểm toàn cầu GLN được sử dụng cho Tổng cục TCĐLCL (thông qua tổ chức tiếp nhận hồ sơ) để xác nhận hồ sơ nhằm quản lý chung. Bảng đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN theo mẫu quy định tại Phụ lục II Thông tư 16/2011/TT-BKHCN được đính kèm tại Văn bản hợp nhất số 15/VBHN-BKHCN.

Việc gắn hoặc ghi MSMV trên sản phẩm, nhãn, bao bì, phương tiện vận chuyển và trong các tài liệu liên quan kèm theo phải phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế và các quy định khác liên quan.

Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

07 ngày được cấp mã số mã vạch tạm thời tính từ thời điểm nộp hồ sơ;

20 ngày được cấp giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch tính từ thời điểm được cấp mã số mã vạch tạm thời

=> Tham khảo dịch vụ thành lập công ty cổ phần giá rẻ

Lệ phí cấp mã số mã vạch cho sản phẩm

Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng MSMV nộp phí cấp MSMV khi đăng ký sử dụng MSMV và phí duy trì sử dụng hàng năm cho tổ chức tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Thông tư Số: 232/2016/TT-BTC

Lệ phí nhà nước quý khách hàng có thể tham khảo:

+ Loại 10 số: 1.500.000 vnđ / năm - sử dụng được dưới 100 loại sản phẩm.
+ Loại 9 số: 1.800.000 vnđ / năm - sử dụng được dưới 1000 loại sản phẩm.
+ Loại 8 số: 2.500.000 vnđ / năm - sử dụng được dưới 10.000 loại sản phẩm.
+ Loại 7 số: 3.000.000 vnđ / năm - sử dụng được dưới 100.000 loại sản phẩm.

Phí duy trì sử dụng MSMV phải nộp trước 30/6 hàng năm cho Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam.

Với đơn vị đăng ký 6 tháng đầu năm: Nộp 100% phí duy trì, đơn vị đăng ký 6 tháng cuối năm nộp 100% phí duy trì.

Phí duy trì MSMV phải được nộp trước ngày 30 tháng 6 hằng năm. Qúa thời hạn trên mà đơn vị chưa nộp thì tổ chức tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo cho tổ đơn vị sử dụng MSMV biết để nộp. Nếu sau một năm đơn vị sử dụng MSMV không nộp phí duy trì sử dụng MSMV thì cơ quan có thẩm quyền sẽ thu hồi mã số đã cấp, thông báo cho đơn vị sử dụng và thông báo rộng rãi cho các cơ quan có liên quan.

=> Tham khảo thủ tục đăng ký bảo hộ nhãn hiệu sản phẩm

VIII. Dịch vụ đăng ký mã số, mã vạch cho sản phẩm của HGP Law

Hiện nay, tại Việt Nam có 03 nơi để liên hệ xin cấp mã số mã vạch cho sản phẩm gồm:

Thành phố Hà Nội;
Thành phố Đà Nẵng;
Thành phố Hồ Chí Minh.

Mức thu phí cấp mã số mã vạch cho sản phẩm được quy định cụ thể như sau: Lệ phí đăng ký thực hiện theo Thông tư số 88/2002/TT-BTC của Bộ tài chánh về việc Quy định về chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí cấp mã số mã vạch:

Phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số, mã vạch tùy theo mã số mà đơn vị đăng ký sử dụng sẽ có những mức phí khác nhau từ: 1.500.000 đến 3.000.000/1 lần đăng ký

Phí duy trì sử dụng mã số, mã vạch: 500.000đ đến 1.500.000 đ /1năm.

HGP Law hiện đã, đang hỗ trợ thủ tục cho hàng trăm doanh nghiệp về thủ tục này trên khắp cả nước. Với ưu điểm: Nhanh, chuẩn hồ sơ, tư vấn hoàn toàn miễn phí - Đặc biệt gói dịch vụ trọn gói chỉ có: 990.000/Hồ sơ (phí chưa gồm VAT và lệ phí nhà nước)

Cụ thể các nội dung mà HGP Law thực hiện đi kèm với gói dịch vụ cung cấp cho quý khách hàng như sau:

Tư vấn các qui định của pháp luật liên quan đến hoạt động đăng ký và sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm;
Tư vấn về mặt lợi ích và tính hiệu quả trong việc sử dụng mã số mã vạch;
Soạn thảo hồ sơ, đại diện cho khách hàng thực hiện việc đăng ký mã số mã vạch tại cơ quan có thẩm quyền;
Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV và xin cấp mã cho khách hàng;
Theo dõi tiến trình đăng ký sử dụng mã số mã vạch, soạn thảo công văn giấy tờ giao dịch với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Trao đổi, cung cấp thông tin cho khách hàng trong quá trình đăng ký sử dụng mã số mã vạch;
Hướng dẫn khách hàng cách tạo và quản lý mã sản phẩm để quản lý hàng hoá cho đơn vị để đạt hiệu suất cao nhất.
Nhận Giấy chứng nhận sử dụng MSMV và bàn giao cho khách hàng.

Quý khách hàng hãy gửi ngay nội dung yêu cầu để được tư vấn miễn phí và nhận thông tin gói dịch vụ chi tiết. Ngoài ra quý khách hàng hãy để bình luận đóng góp ý kiến cho HGP Law để việc phục vụ khách hàng đạt hiệu quả cao nhất nhé.

Cảm ơn quý khách hàng đã đọc bài viết.

=> Tham khảo thủ tục Thành lập công ty TNHH; Thành lập công ty cổ phần

=> Tham khảo bài viết Công ty TNHH 1TV là gì?, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần là gì?

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm cho bài viết này