Thành lập văn phòng đại diện

Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký thành lập công ty theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020. Doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở các tỉnh, thành phố khác trong nước cũng như nước ngoài nhằm mở rộng thị trường và tiếp cận khách hàng mới. Vậy hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào? Trước khi liên hệ với các cơ quan chức năng để có thể thành lập văn phòng đại diện, hãy cùng hgp law tìm hiểu kỹ hơn về loại hình văn phòng ủy quyền này nhé!

=> Tham khảo quy trình thủ tục thành lập chi nhánh

I. Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện?

Trước khi đi vào tìm hiểu sâu về thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện thì HGP Law xin trả lời câu hỏi mà rất nhiều quý khách hàng, quý bạn đọc có lẽ vẫn còn đang phân vân chưa có câu trả lời: Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện?!

Ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty mẹ và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của công ty mẹ.

Về hoạt động kinh doanh: văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là cầu nối giữa quý khách hàng với công ty; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ công ty tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện các hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.
Về thẩm quyền: Riêng về việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của công ty và đóng dấu công ty đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh chính mình ký kết hợp đồng kinh tế riêng.
Về tài chính: Công ty chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào công ty mẹ.

Chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Chi nhánh được phép tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký, thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận về cho chi nhánh. Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu của chi nhánh. Xem thêm tại: thành lập chi nhánh

Về hoạt động kinh doanh, chi nhánh được thực hiện các hoạt động có mục đích sinh lời trong phạm vi những ngành, nghề mà công ty đã đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, không phải bất cứ ngành, nghề nào được đăng ký bởi công ty, chi nhánh cũng được phép hoạt động.
Về thẩm quyền đại diện: giám đốc chi nhánh không đương nhiên có thẩm quyền đại diện cho chi nhánh, mà quyền này chỉ phát sinh khi có sự ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật của công ty. Người đại diện theo pháp luật của công ty được quyền điều phối toàn bộ vấn đề liên quan đến chi nhánh, kể cả vấn đề đại diện.
Về tài chính: chi nhánh không độc lập về tài chính đối với công ty, công ty phải chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh. Chi nhánh có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc vào công ty.

Qua sự phân tích trên chúng ta thấy:

Văn phòng đại diện phù hợp với những công ty chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện phụ trách chi nhánh đó để tiện giao dịch tại các địa phương khác với trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn và các hoạt động liên quan khác, chi nhánh vẫn kê khai và báo cáo ở nơi công ty đăng ký kinh doanh.

Do đó, nếu bạn muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn, Ví dụ Hà Nội hoặc Đà Nẵng, mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời thì bạn thành lập Văn phòng đại diện tại Hà Nội hoặc Đà Nẵng.

Chi nhánh phù hợp với việc mở rộng phạm vi kinh doanh. Ngoài ra chi nhánh là bao gồm cả chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền).

Nếu bạn muốn mở rộng kinh doanh sang các địa phương khác (tỉnh khác) thì nên lựa chọn hình thức thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

=> Tham khảo quy trình thủ tục thành lập công ty

Bảng so sánh văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh

II. Lưu ý quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp PHẢI gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đặt trụ sở.

=> Quý bạn đọc bình luận dưới bài viết này, chuyên viên của HGP Law sẽ gửi đến bạn Thông báo thành lập văn phòng đại diện đầy đủ nhất!

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, có thể kèm theo chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện bắt buộc phải có cụm từ “Văn phòng đại diện” ngoài ra phải đáp ứng điều kiện mang tên doanh nghiệp.

Ví dụ: Công ty TNHH dịch vụ và phát triển Hưng Phát thành lập mới văn phòng đại diện mang tên “VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI ĐÀ NẴNG CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ PHÁT TRIỂN HƯNG PHÁT”

Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm giống như địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế (có tính chất tham khảo) cũng nêu rõ đối với trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định pháp luật. Thực tế Văn phòng đại diện theo quy định của luật doanh nghiệp 2014 về chức năng, nhiệm vụ không được phép thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh vì vậy không phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 139/2016/TT-BTC.

Hiện nay nhiều Chi Cục thuế vì các lý do khách quan khác nhau vẫn yêu cầu doanh nghiệp nộp thuế môn bài cho Văn phòng đại diện nên Quý khách hàng nên trao đổi trực tiếp mục tiêu hoạt động của văn phòng đại diện là gì kèm theo đó là nội dung cơ sở pháp lý nêu trên với cơ quan quản lý thuế để không phải nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.

=> Tham khảo quy định thành lập hộ kinh doanh cá thể

III. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

1. Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
Quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty tnhh hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện; Riêng đối với công ty tnhh một thành viên thì không cần có bản sao biên bản họp;
Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương

=> Tham khảo thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh

2. Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì hồ sơ gồm:

Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Trong quá trình thực hiện bước chuẩn bị hồ sơ, có bất kỳ khó khăn hay vướng mắc, quý khách hàng vui lòng liên hệ số 0973931600 (Luật sự T) để được hỗ trợ tốt nhất!

3. Trình tự, thủ tục thực hiện

Bước 1: Quý khách hàng Cung cấp thông tin thành lập văn phòng đại diện

Thông tin doanh nghiệp + Mã số doanh nghiệp;
Tên văn phòng đại diện thành lập;
Địa chỉ văn phòng đại diện;
Thông tin cá nhân người đứng đầu văn phòng đại diện;

=> HGP sẽ gửi tới quý khách hàng Tờ khai thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu của HGP Law);

=> Tờ khai được gửi về email: luathgp@gmail.com chuyên viên của chúng tôi sẽ tiếp nhận email và liên hệ lại khách hàng xác nhận thông tin, chốt dịch vụ và soạn thảo hồ sơ.

Bước 2: Soạn hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

Soạn thảo hồ sơ là một trong những bước quan trọng nhất vì hồ sơ hợp lệ thì mới được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Dựa trên các thông tin doanh nghiệp cung cấp, HGP Law sẽ soạn bộ hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện đầy đủ, chính xác, nhanh chóng nhất gửi tới quý khách hàng.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo sự hướng dẫn của HGP Law

Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tới cơ quan nhà nước

Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, giấy tờ do phía doanh nghiệp chuẩn bị, HGP Law sẽ triển khai các bước thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện như sau:

Nộp bản scan hồ sơ lập văn phòng đại diện qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ qua mạng, chuyên viên Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đặt trụ sở ra thông báo hợp lệ hoặc thông báo bổ sung thông tin. Doanh nghiệp tiến hành sửa đổi bổ sung thông tin và nộp lại hồ sơ qua mạng nếu bị ra thông báo bổ sung thông tin.
Sau đó tiến hành nộp hồ sơ bản giấy (toàn bộ hồ sơ bản scan nộp qua mạng kèm theo giấy biên nhận và thông báo hợp lệ từ chuyên viên) tại cơ quan đăng ký kinh doanh và nhận giấy hẹn lấy kết quả.
Căn cứ vào thời gian hẹn trên giấy hẹn, tiến hành đến cơ quan đăng ký kinh doanh nhận kết quả.

LƯU Ý:

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

=> Tham khảo thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

4. Kết quả nhận được

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
Hồ sơ lưu nội bộ doanh nghiệp;

5. Cơ quan tiếp nhận và giải quyết:

Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện

6. Thời hạn hoàn thành thủ tục

Thời gian cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện là 03 – 05 ngày làm việc

=> Tham khảo quy trình thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

IV. Những việc phải làm sau khi thành lập văn phòng đại diện

1. Treo biển văn phòng đại diện

Doanh nghiệp bắt buộc phải treo biển văn phòng đại diện tại trụ sở với các nội dung như sau: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, Số điện thoại hoặc email (nếu có).

2. Làm dấu và thông báo sử dụng mẫu dấu của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không được phép hoạt động kinh doanh nhưng vẫn được ký hợp đồng với nhân sự và tiến hành một số hoạt động đại diện khác nên việc làm dấu và thông báo mẫu dấu là cần thiết. Chi phí để khắc một bộ dấu của văn phòng đại diện bao gồm dấu tròn và dấu chức danh dao động từ 550.000VNĐ-600.000VNĐ. Hồ sơ thông báo sử dụng dấu bao gồm:

Thông báo sử dụng mẫu dấu của văn phòng đại diện;
Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu đại diện pháp luật công ty không trực tiếp nộp thông báo);
Giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ.

Sau 03 ngày làm việc, mẫu dấu của văn phòng đại diện sẽ được đăng tải trên hệ thống Cổng thông tin đăng ký quốc gia về doanh nghiệp.

3. Xử lý về vấn đề kê khai và nộp thuế với cơ quan nhà nước

Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hoàng hòa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.

4. Lưu ý về thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC .

=> Tham khảo thủ tục đăng ký bảo hộ nhãn hiệu sản phẩm

V. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của HGP Law

Tư vấn toàn bộ những thủ tục, điều kiện, lưu ý quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện;
Tư vấn ưu nhược điểm thành lập văn phòng đại diện so với loại hình khác;
Soạn thảo và chuẩn hóa hồ sơ lưu cho khách hàng;
Đại diện đi nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện;
Hướng dẫn kê khai nộp lệ phí môn bài trong trường hợp văn phòng đại diện có mong muốn tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh;
Giải đáp những khó khăn trong quá trình hoạt động văn phòng đại diện.

=> Tham khảo thủ tục tạm ngừng kinh doanh

Cam kết của HGP Law tới quý khách hàng

VI. Sự khác biệt giữa dịch vụ tư vấn của HGP Law với các đơn vị khác

Luôn chủ động làm việc với khách hàng và sẵn sàng tư vấn miễn phí mọi vấn đề liên quan trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện;
Sẵn sàng hỗ trợ khách hàng nếu khách hàng có yêu cầu trong phạm vi liên quan đến dịch vụ.
Chi phí hợp lý;
Giải quyết hồ sơ nhanh chóng;
Trả kết quả đúng hẹn;
Đảm bảo cung cấp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ để đi vào hoạt động.
Tư vấn và hỗ trợ toàn bộ các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện
Tư vấn các phương pháp tính thuế của doanh nghiệp, các loại thuế, hóa đơn để doanh nghiệp đi vào hoạt động đúng và tối ưu nhất về tiền thuế phải đóng.

=> Tham khảo dịch vụ thành lập công ty giá rẻ

VII. Cam kết của HGP Law

Cung cấp dịch vụ với giá thành hợp lý;
Đảm bảo chất lượng uy tín - chuyên nghiệp;
Đảm bảo tính chính xác về mặt nội dung;
Thời gian xử lý hồ sơ nhanh chóng;
Bàn giao kết quả đúng thời hạn;

Trên đây là những nội dung liên quan đến “Thành lập văn phòng đại diện”, hy vọng sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện. Hơn hết, chúng tôi hy vọng có thể đồng hành cùng quý công ty, mong muốn được tư vấn và hỗ trợ thủ tục pháp lý và các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, cùng quý công ty phát triển thịnh vượng.

Thành công của doanh nghiệp là thành công của HGP Law!

Trân trọng./.

=> Tham khảo thủ tục Thành lập công ty TNHH; Thành lập công ty cổ phần

=> Tham khảo bài viết Công ty TNHH 1TV là gì?, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần là gì?

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm: 5/5 Dựa trên 1 Đánh giá