Thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập công ty theo quy định pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện, thành lập các chi nhánh, địa điểm kinh doanh tại các tỉnh/thành phố khác trong nước cũng như nước ngoài phục vụ quá trình phát triển, quảng bá sản phẩm, sản xuất kinh doanh. Vậy thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng có những ưu điểm nào? Hãy cùng HGP Law tìm hiểu các quy định pháp luật về thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng!

=> Tham khảo thủ tục thành lập công ty tại Hải Phòng

I. Đặc điểm của văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.

Về hoạt động kinh doanh: văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.

Về thẩm quyền: Riêng về việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

Về tài chính: Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

• Do bản chất văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được phát sinh doanh thu cũng như ký kết hợp đồng với khách hàng mà chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ. Vì vậy, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được.
• Tuy nhiên, trong năm 2020, nếu doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh khác tỉnh có thêm lựa chọn là thành lập địa điểm kinh doanh. Điều khác biệt của địa điểm kinh doanh so với văn phòng đại diện là địa điểm kinh doanh được tiến hành hoạt động kinh doanh và chỉ phải đóng thuế môn bài cho 01 địa điểm là 1.000.000 đồng/năm. Địa điểm kinh doanh cũng không phải kê khai và mở sổ sách kế toán, mọi hoạt động của địa điểm kinh doanh hoạch toán chi phí, doanh thu về công ty mẹ.
• Do vậy doanh nghiệp cân nhắc giữa việc thành lập văn phòng đại diện hoặc thành lập địa điểm kinh doanh. Văn phòng đại diện phù hợp với những công ty chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện để tiện giao dịch tại các địa phương khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở nơi công ty đăng ký kinh doanh. Nếu bạn muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn: VD Hà Nội hoặc TP. HCM, mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời thì bạn thành lập Văn phòng đại diện tại Hà Nội hoặc TP. HCM.

=> Tham khảo thủ tục thành lập chi nhánh tại Hải Phòng

So sánh giữa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

=> Tham khảo thủ tục thành lập hộ kinh doanh tại Hải Phòng

II. Lưu ý khi thành lập Văn phòng đại diện tại Hải Phòng

1. Tên Văn phòng đại diện công ty: Theo điều 40 Luật doanh nghiệp năm 2020 thì:

• Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên Văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
• Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

Ví dụ: VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI HÀ NAM - CÔNG TY TNHH DŨNG ÁNH

2. Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện

• Địa điểm liên lạc của Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam,
• Địa chỉ được xác định cụ thể chi tiết gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện không được đặt tại khu nhà tập thể, khu chung cư có chức năng để ở. Phải có hợp đồng thuê/ mượn trụ sở làm văn phòng đại diện để lưu hồ sơ nội bộ tránh những rắc rối phát sinh nếu cơ quan thuế kiểm tra trụ sở. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều Văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Ví dụ: Địa chỉ trụ sở CÔNG TY TNHH DŨNG ÁNH: Thôn Phúc Mãn, Xã Xuân Hương, Huyện Lạng Giang, Tỉnh Bắc Giang, Việt Nam

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện có chức năng đại diện công ty giao dịch với khách hàng

Người đứng đầu Văn phòng đại diện: Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam và không thuộc một trong các trường hợp sau:

• Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác; 
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
• Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

III. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

1. Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
2. Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
3. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
4. 01 bản chứng thực CMND/CCCD/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
5. Giấy giới thiệu hoặc văn bản uỷ quyền cho người khác thực hiện thủ tục;
6. 01 bản chứng thực CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

IV. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

• Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu)
• Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;
• Doanh nghiệp tiến hành scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

• Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
• Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo nội dung thông báo sửa đổi và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.
• Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ nộp kèm theo hồ sơ bản scan nộp lên Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng.

=> Tham khảo dịch vụ xin giấy phép lao động tại Hải Phòng

Bước 4: Nhận kết quả giấy chứng nhận thành lập Văn phòng đại diện

LƯU Ý: Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

=> Tham khảo thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm tại Hải Phòng

Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện công ty

• Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, chính thức đi vào hoạt động.
• Văn phòng đại diện không được phép hoạt động kinh doanh nhưng vẫn được ký hợp đồng với nhân sự và tiến hành một số hoạt động đại diện khác nên việc làm dấu và thông báo mẫu dấu là cần thiết. Chi phí để khắc một bộ dấu của văn phòng đại diện bao gồm dấu tròn và dấu chức danh dao động từ 300.000VNĐ - 400.000VNĐ. Sau đó văn phòng cần thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu tới Phòng đăng ký kinh doanh theo đúng quy định pháp luật.

• Thông báo sử dụng mẫu dấu của văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu đại diện pháp luật công ty không trực tiếp nộp thông báo);
• Giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ.

=> Tham khảo thủ tục bảo hộ nhãn hiệu tại Hải Phòng

V. Thời gian thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

• Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng là 03-05 ngày làm việc. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).
• Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt văn phòng đại diện.

=> Tham khảo thủ tục thành lập hộ kinh doanh tại Hải Phòng

VI. Những việc phải thực hiện sau khi thành lập văn phòng tại Hải Phòng

• Biểu mẫu mở tài khoản ngân hàng (mẫu do ngân hàng cung cấp);
• Bản chứng thực đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Thông báo sử dụng mẫu dấu của văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

• Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp (điền mục tài khoản ngân hàng tại thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế);
• Văn bản ủy quyền/giấy giới thiệu cá nhân thực hiện thủ tục thông báo này.
• Thời gian xử lý hồ sơ thông báo tài khoản ngân hàng là 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ ngay khi nộp.

• Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế (có tính chất tham khảo) cũng nêu rõ đối với trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định. Thực tế Văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh được vì vậy không phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 139/2016/TT-BTC. Hiện nay nhiều chi Cục thuế vì các lý do khách quan vẫn yêu cầu doanh nghiệp nộp thuế môn bài cho Văn phòng đại diện nên Quý khách hàng nên trao đổi lại nội dung cơ sở pháp lý nêu trên với quản lý thuế để không phải nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
• Văn phòng đại diện phải thực hiện nộp lệ phí môn bài và tờ khai lệ phí môn bài sau khi thành lập. Thời gian nộp là 30 ngày làm việc kể từ ngày văn phòng đại diện được cấp chứng nhận đăng ký hoạt động. Tuy nhiên, theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, công ty được miễn lệ phí môn bài năm tài chính đầu tiên, trong thời gian công ty được miễn lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài. Trong trường hợp này tờ khai sẽ được nộp trước ngày 30/01 của năm tài chính kế tiếp.
• Văn phòng đại diện không phải thông báo phát hành hóa đơn, không phải thực hiện kê khai thuế hàng quý như chi nhánh. Nhưng để thực hiện nộp lệ phí môn bài hàng năm, kê khai môn bài thì vẫn phải mua chữ ký số vì nhiều nơi cơ quan thuế không nhận bản giấy tờ khai và kho bạc không nhận nộp thuế trực tiếp. Giá chữ ký số dao động từ 1.500.000VNĐ-3.000.000VNĐ tùy thuộc vào nhà cung cấp và thời gian sử dụng.

=> Tham khảo thuê đất tại các Khu công nghiệp tại Hải Phòng

VII. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

• Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Hải Phòng;
• Hướng dẫn hoặc hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo thành lập Văn phòng đại diện theo đúng quy định;
• Hỗ trợ các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;
• Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
• Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng;
• Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo.

=> Tham khảo dịch vụ xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm tại Hải Phòng

1. Khách hàng sẽ nhận được kết quả như sau

• Bản gốc giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện;
• Dấu tròn văn phòng đại diện;
• Tặng 1 dấu chức danh trưởng văn phòng đại diện;
• Hồ sơ nội bộ khi thành lập văn phòng đại diện;
• Hồ sơ liên quan đến tài khoản ngân hàng, chữ ký số... (nếu khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ hỗ sau thành lập của chúng tôi)

2. Sự khác biệt giữa dịch vụ tư vấn của Luật HGP

• Luôn chủ động làm việc với khách hàng và sẵn sàng tư vấn miễn phí mọi vấn đề liên quan trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện;
• Sẵn sàng hỗ trợ khách hàng nếu khách hàng có yêu cầu trong phạm vi liên quan đến dịch vụ.
• Chi phí hợp lý;
• Giải quyết hồ sơ nhanh chóng;
• Trả kết quả đúng hẹn;
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ để đi vào hoạt động.
• Tư vấn và hỗ trợ toàn bộ các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện
• Tư vấn các phương pháp tính thuế của doanh nghiệp, các loại thuế, hóa đơn để doanh nghiệp đi vào hoạt động đúng và tối ưu nhất về tiền thuế phải đóng.

3. Khách hàng cung cấp cho HGP Law những giấy tờ sau:

• Tờ khai thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu của HGP Law);
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện tại Hải Phòng;
• Tờ khai được gửi về email: luathgp@gmail.com chuyên viên của chúng tôi sẽ tiếp nhận email và liên hệ lại khách hàng xác nhận thông tin, chốt dịch vụ và soạn thảo hồ sơ.

=> Tham khảo thủ tục thành lập công ty tại Hải Phòng
=> Tham khảo thủ tục thành lập hộ kinh doanh tại Hải Phòng

Gửi yêu cầu tư vấn

CHUYÊN VIÊN TƯ VẤN

Hà Nội

Luật sư, Doanh nghiệp, SHTT
Hotline: 0973931600
Email: info@luathgp.com

Kế toán

kê khai, báo cáo thuế
Hotline: 0981 545 400
Email: ketoan@luathgp.com

Quảng Ninh

Doanh nghiệp, đầu tư, giấy phép
Hotline: 098 456 0266
Email: quangninh@luathgp.com