Những việc phải làm sau khi thành lập công ty

Hiện nay, do sự phát triển của kinh tế kết hợp với sự chặt chẽ của pháp luật nên việc thành lập công ty để hoạt động kinh doanh càng ngày càng được các cá nhân sử dụng phổ biến. Do đó, sau khi thành lập doanh nghiệp cần làm những thủ tục gì để doanh nghiệp đi vào hoạt động theo đúng quy định của pháp luật hiện hành? Đọc hết bài viết dó các Luật sư biên soạn để nắm được những việc phả i làm sau khi thành lập công ty.

=> Tham khảo quy định đăng ký kinh doanh qua mạng

1. Khắc con dấu và công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia

Sau khi có đăng ký kinh doanh, việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là khắc con dấu tròn của doanh nghiệp. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì “Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung của con dấu công ty phải thể hiện những thông tin sau đây:

Tên doanh nghiệp;
Mã số doanh nghiệp.”

Hiện nay, với quy định như vậy thì việc khắc con dấu cho doanh nghiệp đã trở nên dễ dàng hơn, doanh nghiệp có thể tự liên hệ với cơ quan khắc dấu để khắc con dấu cho doanh nghiệp của mình.

Cũng theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020 thì trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trước đây, khi Luật doanh nghiệp năm 2020 chưa có hiệu lực thì con dấu là do cơ quan công an cấp, kèm theo đó doanh nghiệp sẽ được cấp một bản mẫu dấu và chỉ có một bản duy nhất. Nhưng từ khi quy định này có hiệu lực, thì mẫu dấu sẽ được đăng tải công khai lên trên cổng thông tin quốc gia, để khách hàng, đối tác của doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và lấy mẫu con dấu hơn.

Về nội dung thông báo mẫu dấu bao gồm:

Tên, mã số, địa chỉ của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
Số lượng con dấu sử dụng, mẫu con dấu và thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu

Doanh nghiệp tự quyết định số lượng con dấu, mấu dấu, thời điểm có hiệu lực. Nghĩa là doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc 2 con dấu tùy vào nhu cầu của mình. Mẫu dấu ngoài hai nội dung cơ bản đã nêu ở trên thì doanh nghiệp có thể thêm nội dung như: logo, địa chỉ quận, huyện nơi doanh nghiệp đăng ký...;

Về thời điểm có hiệu lực của con dấu: doanh nghiệp tự quy định về thời điểm có hiệu lực của con dấu, tuy nhiên thời điểm này phải trùng với thời điểm mà doanh nghiệp làm thủ tục công bố mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia hoặc sau thời điểm đó.

=> Tham khảo bài viết Công ty là gì?

(Thủ tục khắc dấu và thông báo mẫu dấu)

II. Đăng ký thiết bị chữ ký số

Chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp dữ liệu sử dụng một hệ thống mật mã không đối xứng. Hiểu đơn giản hơn, chữ ký số là dạng USB được mã hóa dùng thay cho chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật nhằm ký tên lên tờ khai hoặc thao tác khác trên mạng nhằm xác định mọi thao tác là của doanh nghiệp.

Theo quy định mới hiện nay, Cơ quan thuế bắt buộc tất cả các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số chính là công cụ cần phải có để có thể đăng ký sử dụng được hóa đơn điện tử

Bên cạnh đó việc sử dụng chữ ký số còn đem đến cho doanh nghiệp nhiều thuận lợi như:

Việc kê khai, nộp thuế sẽ thực hiện bằng phương thức điện tử thông qua chữ ký số mà không phải trực tiếp chạy lên nộp tại cơ quan thuế. Điều này tiết kiệm được thời gian, chi phí và công sức cho doanh nghiệp;

Việc xuất hóa đơn điện tử thông qua chữ ký số nhanh chóng, dễ dàng chỉnh sửa khi có sai sót.

Việc nộp các báo cáo quý, báo cáo hóa đơn, báo cáo tài chính cũng đều được thực hiện qua chữ ký số điện tử.

Để đăng ký sử dụng chữ ký số điện tử, doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị cung cấp có uy tín như: New-CA. Viettel, Vina, Bkav… hoặc đăng ký thông qua các đại lý của các đơn vị trên. Các đơn vị này sẽ mã hóa thông tin doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ bảo mật trong suốt thời hạn của thiết bị Token chuyển giao cho doanh nghiệp.

=> Tham khảo quy định về chữ ký số là gì

III. Nộp tờ khai và đóng lệ phí môn bài

Sau khi thành lập xong công ty, việc đầu tiên cần làm là kê khai lệ phí môn bài và nộp lệ phí môn bài
Mức lệ phí môn bài phải nộp đối với doanh nghiệp được chia thành 02 mức căn cứ vào vốn điều lệ:

Đối với Công ty có vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống lệ phí môn bài phải nộp là 2.000.000 đồng;
Vốn điều lệ trên 10 tỷ mức lệ phí môn bài phải nộp là 3.000.000 đồng.

Tuy nhiên, căn cứ theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 25/02/2020 thì các doanh nghiệp trong năm đầu thành lập sẽ được miễn lệ phí môn bài. Và việc nộp tờ khai lệ phí môn bài sẽ phải nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30 tháng 01 năm sau năm thành lập.

Như vậy, các doanh nghiệp được thành lập bắt đầu từ ngày 25/02/2020 sẽ không phải đóng lệ phí môn bài cho năm đầu tiên, còn việc nộp tờ khai lệ phí môn bài được kéo dài thời hạn nộp đến trước ngày 30 tháng 01 năm sau năm thành lập (chứ không phải là phải nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập như quy định trước đây).

=> Tổng hợp kiến thức liên quan đến kế toán thuế

IV. Mở tài khoản ngân hàng của công ty và thông báo tài khoản ngân hàng

Thứ nhất, mở tài khoản ngân hàng của công ty

Việc mở tài khoản ngân hàng cho công ty sẽ giúp cho việc thanh toán các giao dịch, kê khai và nộp thuế của công ty trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn. Để mở được tài khoản cho công ty, công ty cần liên hệ với một ngân hàng và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ để đi mở tài khoản.

Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng bao gồm:

Giấy đề nghị mở tài khoản công ty theo mẫu của Ngân hàng.
Bản sao chứng thực Đăng ký doanh nghiệp;
Thông báo sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp (đã được đăng tải trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp);
Bản sao chứng thực CMND hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của đại diện theo pháp luật công ty;
Bản sao Điều lệ công ty;
Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng ( nếu đăng ký ).

Khi mở xong tài khoản ngân hàng cho công ty, cần phải đóng một khoản tiền để thực hiện việc duy trì tài khoản. Cụ thể, số tiền phải đóng là 1.000.000 đồng.

=> Tham khảo quy định về Công ty TNHH 2 thành viên

Thứ hai, thông báo tài khoản ngân hàng lên Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi mở xong tài khoản ngân hàng, việc tiếp theo cần làm đó là thông báo thông tin tài khoản ngân hàng của công ty đến Cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày mở tài khoản ngân hàng.

Đối với thủ tục này, chỉ cần thực hiện thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh và Phòng đăng ký kinh doanh sẽ chủ động đẩy thông tin sang cho cơ quan thuế.

Thành phần hồ sơ thông báo tài khoản đó là Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 02/2020/TT-BKHĐT. Các bạn có thể tìm kiếm thông tư sau đó tải mẫu về và điền thông tin để nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh.

=> Tham khảo quy định về Công ty cổ phần

V. Làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Như đã nêu ở phần trên, các doanh nghiệp mới thành lập hiện nay bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trình tự đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Doanh nghiệp nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu đến cơ quan thuế quản lý của mình. Trong vòng 01 ngày làm việc cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.

Sau khi đã được chấp thuận sử dụn hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Bước tiếp theo cần phải làm là Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

Quyết định của doanh nghiệp về việc sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn mẫu
Thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử

=> Quản lý phải biết quy định về kế toán doanh nghiệp

VI. Thực hiện góp vốn vào công ty

Góp vốn được hiểu là việc góp tài sản để tạo thành vốn điều lệ của công ty.
Tại thời điểm đăng ký thành lập công ty các thành viên tham gia thành lập phải đăng ký góp số vốn nhất định vào công ty. Theo quy định của pháp luật, thành viên phải góp phần vốn góp vào công ty đầy đủ và đúng loại tài sản như đã cam kết góp khi đăng ký thành lập công ty trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Như vậy, sau khi thành lập xong công ty và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các bạn cần lưu ý về thời hạn góp vốn của công ty để tránh trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính do không góp đủ vốn như đã cam kết.

=> Tham khảo quy định về vốn điều lệ công ty

VII. Treo biển công ty

Công ty bắt buộc phải treo biển hiệu tại nơi đặt trụ sở chính của công ty.

Biển hiệu có thể làm dưới dạng ngang hoặc dọc, với giới hạn kích thước như sau:

Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà;
Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.

Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.

=> Tham khảo quy định về trụ sở công ty

VIII. Lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông

Sổ đăng ký cổ đông hoặc sổ đăng ký thành viên là tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải có trong hồ sơ nội bộ công ty và phải được lưu trữ tại trụ sở công ty.

Luật doanh nghiệp quy định, công ty phải lập sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do vậy, công ty cũng cần phải lưu ý về việc lập sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông để đảm bảo lưu giữ đầy đủ tài liệu trong trường hợp bị thanh tra, kiểm tra tránh bị xử phạt vi phạm hành chính do không cung cấp đầy đủ giấy tờ.

Trên đây là những nội dung cơ bản nhất của một công ty sau khi được thành lập để đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng và đầy đủ theo quy định của pháp luật. Để được tư vấn cụ thể hơn, cặn kẽ hơn về những việc phải làm sau khi thành lập công ty, hãy liên hệ ngay đến HGP LAW để được tư vấn miễn phí.

=> Tham khảo thủ tục Thành lập công ty TNHH; Thành lập công ty cổ phần

=> Tham khảo bài viết Công ty TNHH 1TV là gì?, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần là gì?

Gửi yêu cầu tư vấn

Chấm điểm: 5/5 Dựa trên 1 Đánh giá